Erfolgsfaktor eRecruiting System

Mit dem Wandel hin zu einer wissensintensiven Gesellschaft hat sich auch die Bedeutung von Mitarbeitern im Unternehmen geändert. Diese sind nicht mehr länger ein Kostenfaktor sondern tragen maßgeblich zum Erfolg des Unternehmens bei. Der Rekrutierung neuer Mitarbeiter kommt daher eine besonders wesentliche Rolle zu. Erfolgreich rekrutieren bedeutet den passenden Mitarbeiter für eine offene Position zu gewinnen unter dem Maxim der Wirtschaftlichkeit. Ein Informationssystem für den Rekrutierungsprozess = eRecruiting System kann die Erfolgsfaktoren positiv unterstützen und somit selbst zu einem Erfolgsfaktor für die Rekrutierung werden.

Ein eRecruiting System unterstützt den Rekrutierungsprozess von der Personalanforderung bis zur Einstellung des Mitarbeiters (und evtl. Ende der Probezeit) aus unterschiedlichen Perspektiven.

Für den Recruiter stellt das System das zentrale Arbeitsmittel dar. So unterstützt ein System den Recruiter bei der Verwaltung der Personalanforderungen, der Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen, dem Screening und vieles mehr.

Aus Sicht der Fachbereiche bietet das eRecruiting System einen vereinfachten Zugang zur Personalabteilung, die als Service die Rekrutierung unterstützt. Im Wesentlichen erhält der Fachbereich über das System Zugriff auf geeignete Kandidaten.

Für den Kandidaten bietet ein eRecruiting System zahlreiche Möglichkeiten, die üblicherweise in die Website des Unternehmens integriert sind. Hierzu zählen ein durchsuchbarer (internationaler) Stellenmarkt sowie die Möglichkeit der Bewerbung über die Website des Unternehmens (Online Bewerbung). Das eRecruiting System unterstützt dabei das Employer Branding.

Auch für interne Mitarbeiter bietet das eRecruiting System Möglichkeiten der internen Jobsuche und Bewerbung, in der Regel über das Intranet.

Für die C-Ebene bietet ein eRecruiting System aufschlussreiche Einblicke in den Erfolg der Rekrutierung über entsprechende Kennzahlen, die in einem Dashboard zusammengefasst werden.

Betriebsräte, Headhunter/Personalberater, ehemalige Mitarbeiter (Talent Relationship Management) sind weitere Zielgruppen, die ein eRecruiting System üblicherweise mit Funktionalitäten bedient.

Da die Rekrutierung über das Internet mittlerweile bei mehr als 80% liegt hat sich das „e“ in ein „i“ verwandelt. Denn heutige eRecruiting Systeme müssen zu 100% in die Rekrutierungsprozesse über das Internet integriert sein.

Einfluss des eRecruiting Systems auf die Erfolgsfaktoren der Rekrutierung

Da das eRecruiting System in erster Linie für die Verbesserung der Rekrutierungserfolge eingesetzt werden sollte und nicht als „hübsche Datenbank“, die das, was vorher Papier war nun elektronisch verwaltet, ist es wichtig, sich über die eigentlichen Erfolgsfaktoren der Rekrutierung Gedanken zu machen und zu untersuchen, wie ein eRecruiting System auf diese Erfolgsfaktoren positiv einwirken kann.

• Passende Kandidaten in der Pipline Der erste und somit auch absolut wesentliche Schritt der Rekrutierung ist die Definition des Anforderungsprofiles. Denn nur so können später auch gezielt Kandidaten angesprochen werden. Das Anforderungsprofil sollte also zu Beginn im eRecruiting System hinterlegt sein. Und zwar nicht in Form eines Textes, sondern in Form von strukturierten Informationen. Ist für die Vakanz ein Mitarbeiter mit ausreichend Chinesisch Kenntnissen notwendig so sollte diese Schlüsselqualifikation hinterlegt werden, damit das System automatisiert passende Profile aus dem Pool vorschlagen. Dies ermöglicht zudem die Qualitätskontrolle der Kandidaten-Pipeline.

• Schnelle Reaktionszeit Gute Kandidaten sind schnell vergeben. Daher kommt es bei der Rekrutierung auch auf Schnelligkeit an. Ein System kann hier zumindest bei der Korrespondenz unterstützen und bestimmte Schreiben automatisiert an den Kandidaten senden. Eingangsbestätigungen und Zwischenbescheide beispielsweise können nach festen Regeln automatisiert verschickt werden. Aber auch der mobile Zugriff (über ein Blackberry/iPhone) auf das eRecruiting System für den Recruiter und Fachbereich kann ein wesentlicher Beitrag zu einer schnellen Reaktionszeit sein.

• Gute Vorselektion Dem Recruiter sollten geeignete Tools an die Hand gegeben werden, damit dieser eine optimale Vorselektion durchführen kann. Denn nur wenn die Kandidaten, die an den Fachbereich gehen eine bestimmte Qualität aufweisen kann auch der Fachbereich eine gute Entscheidung treffen. Über Matching-Technologien können die Schlüsselanforderungen des Kandidaten auf die entsprechende Position automatisch geprüft werden. Das Ergebnis ist ein wertvoller Hinweise für den Recruiter während der Vorselektion. Integrierte Background-Checks über Social Networks können den Recruiter ebenso bei der Auswahl unterstützen wie eine Vergleichsansicht mehrere Bewerbungen.

• Verlustfreies onBoarding Auch nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrages mit dem neuen Mitarbeiter kann noch einiges schief gehen. In der Regel vergeht noch eine gewisse Zeit bis zum ersten Arbeitstag. Während dieser Zeit ist ein Absprungrisiko gegeben. Denn es ist davon auszugehen, dass sich der Kandidat noch bei weiteren Unternehmen beworben hatte. Über ein Informationsportal speziell für neu eingestellte Mitarbeiter kann die Phase überbrückt werden und bereits eine erste Beziehung zum neuen Mitarbeiter aufgebaut werden.

• Probezeit Die Probezeit ist zudem ein wichtiges Kriterium für die Güte des Kandidaten/neuen Mitarbeiters. Wird die Probezeit überstanden sollte diese Information über das eRecruiting System gespeichert werden und trägt somit maßgeblich zu den wesentlichen Qualitäts-Kennzahlen (z.B. Quellenanalyse) bei.

Dies sind nur einige der Erfolgsfaktoren für die Rekrutierung, die über ein eRecruiting System unterstützt werden können. Im Wesentlichen kann ein System für die Personalbeschaffung dazu beitragen den Prozess transparent und die Daten auswertbar zu machen. Zwischen Usability und Qualität der Datenbasis muss daher stets abgewogen werden.