Die aktuelle Bewerbungssituation lässt sich schnell auf der Startseite (Dashboard) von taloom überblicken. Intuitiv verständliche Icons zeigen auf ob neue Nachrichten zu einer Stelle eingegangen sind, neue Bewerbungen vorliegen, ein Interview vereinbart werden soll, der Fachbereich positiv oder negativ bewertet hat und vieles mehr. Damit bekommen Sie in wenigen Sekunden ein genaues Bild über die aktuelle Rekrutierungssituation innerhalb Ihres Teams, gesellschaftsweit oder je nach Berechtigung auch im gesamten Unternehmen oder Konzern (siehe Berechtigungskonzept).

Selbstverständlich lassen sich die Informationen auch als E-Mail abonnieren, damit der Überblick auch dann gewahrt bleibt, wenn mal nicht täglich ins System geschaut wird.

Bewerbungen lassen sich per E-Mail, über das Jobportal (Online Bewerbung) oder auch per Post (siehe Scan2taloom) im System erfassen. Zudem bieten wir über unseren Partner Textkernel die Möglichkeit Lebensläufe automatisch aus einem Word- oder PDF-Dokument in eine strukturierte Form zu übertragen. So lässt sich die nachträgliche Datenpflege minimieren.

Zwischenbescheide, Einladungen, Absagen, Angebote und so weiter: taloom sendet alles entweder direkt per E-Mail an die Bewerber oder generiert eine PDF-Datei, die Sie dann ausdrucken und versenden können. Über die Massenfunktion sparen Sie wertvolle Zeit und senden Mails gleich an mehrere Bewerber. Antworten die Bewerber auf Ihre gesendeten E-Mails, werden die Antworten (z.B. bei Unterlagen anfordern) wieder direkt der Bewerbungsmappe im System zugeordnet (weitere Informationen: taloom Mailengine verlinken). Damit sparen Sie das manuelle Übertragen der Mails aus Ihrem Outlook-Postfach. Übrigens achtet taloom auch darauf, dass die Korrespondenz AGG-konform verläuft.

Damit die Bearbeitung der eingehenden Bewerbungen schnell und zuverlässig verläuft, unterstützt taloom über seine Workflow-Engine den Prozess. Somit wird zum Beispiel sichergestellt, dass ein erstes Interview immer vor dem zweiten erfolgt, aber auch der Betriebsrat vor dem Vertragsangebot angehört wird. Natürlich nur, wenn auch ein Betriebsrat existiert. Die Workflow-Engine ist flexibel an die Prozesse in Ihrem Unternehmen anpassbar. Unser Team berät Sie während der Einführung des neuen Systems hinsichtlich der Prozesse und gibt Ihnen Einblicke in Best Practices. Übrigens, je strukturierter die Prozesse aufgesetzt sind, desto mehr lässt sich aus dem integrierten Berichtswesen von taloom (siehe Analytics) herausholen.

Offene Stellen lassen sich über taloom einfach und schnell verwalten. Damit Sie später möglichst informative Auswertungen generieren können, lassen sich die zu erfassenden Felder (z.B. Kostenstelle) individuell auf Ihre Anforderungen abstimmen. Zudem regelt ein ausgeklügeltes Berechtigungskonzept, wer auf welche Vakanzen und somit auch eingehende Bewerbungen Zugriff haben soll.

Konkurrierende Ziele waren schon immer eine Herausforderung. Der Kandidat möchte sich so einfach wie möglich bewerben, also alle Zeugnisse einzeln zur Verfügung stellen. Recruiter und Fachbereich wollen aber nicht jedes einzelne Dokument öffnen, um sich einen umfassenden Überblick über einen Bewerber verschaffen zu können. Daher bieten wir mit unserem PDF-Generator die eierlegende Wollmilchsau. Der Kandidat lädt Dokumente einzeln hoch, unser PDF-Generator erstellt aus allen Dokumenten eine PDF-Datei und diese kann dann von Recruiter und Fachbereich gesichtet werden. Übrigens lässt sich die Reihenfolge der Dokumente vor dem Generieren noch ändern. Soll ja nicht so aussehen, dass die Zeugnisse vor dem Lebenslauf erscheinen.

Die integrierte Terminverwaltung von taloom macht es dem Recruiter, Bewerber und Fachbereich möglichst einfach. Termine werden durch den Bewerber über einen Link in der E-Mail bestätigt. Anschließend erhalten alle Teilnehmer eine E-Mail mit einer Termin-Datei, die den Termin in Outlook oder Lotus Notes anlegt. Somit nutzen Sie weiterhin Ihre bestehenden Kalender und behalten zusätzlich im Bewerbermanagementsystem den Überblick.

Da der Fachbereich in der Regel wenig Zeit für die Auswahl geeigneter Bewerbungen hat, machen Sie es ihm mit dem Quick-Check so einfach wie nur möglich. Per E-Mail erhält der Mitarbeiter im Fachbereich einen Link, der ihn zu einem einfachen Bewertungsformular führt. Dort lässt sich zunächst das Bewerbersdossier als PDF (siehe PDF-Generator) herunterladen und anschließend eine Bewertung abgeben. Möchte der Mitarbeiter im Fachbereich dann doch mal genauer nachschauen welche Bewerbungen zu seiner offenen Stelle in die nähere Auswahl gelangt sind, kann er sich einloggen und den aktuellen Stand überblicken. Dank unserer vielschichtigen Datensicherheits-Technologien wird der Zugriff auf die Bewerbungen für Externe stets verhindert.

Übrigens: Die Reminder-Funktion erinnert den Fachbereich automatisch daran die ausstehenden Bewertungen vorzunehmen. Somit geht nichts verloren.

Bewerbungen lassen sich ganz einfach über sogenannte Tags ordnen. Wenn Ihnen Attribute zu einem Kandidaten einfallen, können Sie diese einfach in ein dafür vorgesehenes Feld eintragen. So lassen sich zum Beispiel häufig gesuchte Merkmale schnell wiederfinden. Das Tagging kommt übrigens aus der Web2.0-Entwicklung und ist dort eine sehr verbreitete Technik, große Datenmengen zu ordnen.

Wenn der Bewerber anruft und wissen will wie der Stand seiner Bewerbung ist, bietet Ihnen die Historie der Bewerbung einen lückenlosen Verlauf aller Ereignisse, die in Zusammenhang mit der Bewerbun stehen.

• Auf Vakanz oder Bewerbung
• Unterscheidung zwischen System- und Nutzerereignissen

Verschiedene Suchtechnologien ermöglichen das einfache und schnelle Auffinden von Bewerbungen. Die Volltextsuche durchsucht wirklich alles, was im System textuell hinterlegt ist. Sie macht auch vor Dokumenten in diversen Formaten (Word, PowerPoint etc.) nicht halt. Zudem ermöglicht die Filter- und Fuzzy-Suche eine detaillierte Suche nach bestimmten Bewerber-Attributen. So lassen sich beispielsweise Kandidaten mit Chinesisch-Kenntnissen oder einem Studium an einer bestimmten Hochschule identifizieren.

Keine Bewerbung geht im System verloren, außer sie soll verloren gehen. Denn dafür gibt es gesetzliche Vorschriften. Der Papierkorb kümmert sich selbständig um die Löschung von Bewerbungsdaten sobald die Frist erreicht ist.

Die Bearbeitung von Formularen und Arbeitsverträgen kann schnell nerven, weil sie häufig weitgehend identisch bleiben und nur kleine Details angepasst werden müssen. Die Dokumentengenerierung von taloom macht es Ihnen ganz leicht: Aus den vorhandenen Daten im System werden entsprechend Ihrer Formularvorgaben die finalen Dokumente als PDF-Datei erzeugt. Und diese können dann per Post oder direkt per E-Mail verschickt werden. Einfacher geht es kaum.