Bewerberverwaltung: Wie Unternehmen den Überblick behalten und erfolgreich kommunizieren

Bewerberverwaltung

Wer sich heute für eine Stelle bewirbt, tut dies längst nicht mehr nur per Post. Die klassische Bewerbungsmappe hat zwar nicht ausgedient, darüber hinaus nutzen Bewerber aber auch diverse andere Kanäle – von E-Mails über Online-Formulare bis hin zu Social Media. Mit den neuen Möglichkeiten steigt der Verwaltungsaufwand für Unternehmen: Die administrativen Aufgaben in der Bewerberverwaltung sind deutlich umfangreicher als früher.

Die eingehenden Bewerberdaten, welche die Personalabteilung auf den unterschiedlichsten Wegen erreichen, müssen zunächst intern erfasst und geordnet werden. Nach einer Sichtung und ersten Vorauswahl werden die Unterlagen in der Regel an die entsprechenden Zuständigen weitergeleitet, bevor diese sich erst mit der Auswahl der potentiellen Kandidaten beschäftigen können.

Von diesen internen Kommunikationsprozessen bekommen die Bewerber natürlich nichts mit. Gleichwohl erwarten Young Professionals ein Feedback, was mit ihrer Bewerbung geschieht: Ist die Bewerbung fristgerecht eingegangen? Erfüllt sie die geforderten Kriterien? Komme ich als Kandidat infrage? Je schneller und persönlicher Unternehmen diese Abläufe kommunizieren, desto besser. Arbeitgeber sollten spätestens nach sieben Tagen eine erste Eingangsbestätigung verschicken – das erwartet mehr als die Hälfte der Bewerber, wie eine unsere Studien ergeben hat. Eine verbindliche Rückmeldung mit Einladung oder Absage sollte spätestens nach zwei Wochen folgen.

Effizientes Bewerbermanagement ist der Schlüssel zum Erfolg

Damit das gelingt, tuen Unternehmen gut daran, sowohl die interne als auch die externe Kommunikation im Recruitingprozess optimal zu organisieren und aufeinander abzustimmen. Dies wird freilich umso aufwändiger, je größer die Zahl der Bewerber ist und je länger die Wege im Unternehmen sind. In diesem Fall kann sich der Einsatz eines Bewerbermanagementsystems für die Bewerberverwaltung mehr als nützlich erweisen.

Mit einer professionellen Bewerbermanagement Software lassen sich alle Bewerberdaten aus diversen Kanälen zentral erfassen, bündeln und nach bestimmten Kriterien vorselektieren. Ein einheitlicher Workflow erleichtert die Arbeit der Beteiligten und schafft Transparenz, sowohl nach innen als auch nach außen: Personaler und Bewerber können durch automatische Status-Updates auf dem Laufenden gehalten werden. Gleichzeitig gewährleistet eine professionelle Softwarelösung, dass gesetzliche Vorgaben wie das Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und datenschutzrechtlicher Bestimmungen eingehalten werden.

Egal ob mit oder ohne Software: Eine effiziente Bewerberverwaltung ist die wichtigste Voraussetzung für das Gelingen einer modernen Recruitingstrategie. Wer im Wettbewerb um Talente punkten will, sollte dies bereits am Anfang des Recruitingprozesses berücksichtigen. Als Lohn winken nicht nur geeignete Kandidaten für die jeweilige offene Stelle, sondern auch motivierte Bewerber für künftige Ausschreibungen. Denn die Mehrheit der Jobsuchenden wird von ihren Erfahrungen mit einem Unternehmen berichten – sei es im Freundeskreis oder über Bewertungsplattformen wie kununu.

Foto: flickr/bluishorange

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