HR effizient gestalten – Ist Outsourcing die Lösung?

Viele Personaler kennen das Problem der Ressourcenfresser: die vielen kleinteiligen Aufgaben im HR-Management wie Krankmeldungen, die Organisation von Weiterbildungen, Urlaubsanträge usw. All diese Sachen kosten Zeit, Geld und Nerven. Doch was sind eigentlich die größten Zeitfresser? Und noch wichtiger: Lassen sie sich vermeiden?

Grafik HR effizient gestalten

Welche HR-Themen kosten Personaler die meiste Zeit?

Welche Prozesse beanspruchen die meisten Ressourcen? Haufe.de hat dazu eine Kurzumfrage unter 362 Personalern durchgeführt. Auf Platz 1 steht mit fast 53% das Bescheinigungswesen: Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Mutterschafts- oder Krankengeld, das An- bzw. Abmelden der Arbeitnehmer bei den jeweiligen Krankenkassen oder Krankschreibungen. Dicht dahinter kommt mit rund 43% die Bewerberadministration. Viel Zeit vergeht beim Einpflegen von Bewerberdaten und Stellenausschreibungen sowie bei der Auswahl und Absage von Kandidaten. Platz 3 und 4 sind mit 40,6% und 40,1% recht ähnlich energieraubend: das Erstellen von Reportings und Arbeitszeugnissen nimmt ebenfalls viel Zeit in Anspruch.

Wie kann ich im Recruiting Zeit sparen?

In der Umfrage wurde nicht nur nach zeitraubenden Prozessen gefragt, sondern auch nach Lösungen, um die Situation zu verbessern.

  • 31,8% der befragten Personaler hätten gern eine präzisere Aufgabendefinition mit Mitarbeitern und 16,3% mit den Vorgesetzten.
  • 19,1% wollen eine fairere Aufgabenverteilung mit den Kollegen.
  • Mit 79,6% war die am häufigsten genannte Lösung die Einführung einer Software zur Unterstützung der administrativen Prozesse und Aufgaben.
  • Die daraus resultierende Zeitersparnis würden die Befragten lieber für strategische Tätigkeiten nutzen.

Outsourcing im Recruiting führt zu Zeitersparnis

Die Rahmenbedingungen haben sich verschlechtert: Ein gestiegener Kostendruck, ein zunehmender Fachkräftemangel und gestiegene Anforderungen, denen man sich durch Effizienzsteigerung irgendwie anpassen muss. Da liegt es nahe einige HR-Themen zu outsourcen.

Outsourcing beinhaltet per Definition die Abgabe von Unternehmensaufgaben an externe Dienstleister. Früher ging es dabei vor allem um die Kostenoptimierung. Aber Outsourcing kann weit mehr als nur das: Mit einem externen Partner lässt sich auch eine langfristige und professionelle Entwicklungspartnerschaft aufbauen, die dem Unternehmen die Chance gibt sich auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren. Statt nur Vorgänge zu verwalten, Daten einzupflegen, Anzeigen zu schalten und Anträge zu bearbeiten, kann man sich auf die strategischen, wichtigen Themen konzentrieren. Beispielsweise die Mitarbeiterentwicklung und wie man auch künftig gutes Personal einstellen kann bzw. im Unternehmen hält. Outsourcing bietet zudem die Möglichkeit flexibel auf Kapazitätsengpässe zu reagieren. Die Zahl der Mitarbeiter ist oft festgelegt und darf je nach Budget eine gewisse Anzahl nicht übersteigen. Durch das Outsourcing von Verwaltungsprozessen bietet sich die Möglichkeit fixe Kosten in variable umzuwandeln. Die Standardisierung von Prozessen, um konkurrenzfähig zu bleiben, der schnelle Aufbau der Verwaltung (wenn vorher beispielsweise noch keine richtige vorhanden war) und der Innovationsgewinn sind weitere Vorteile dieser Methode. Natürlich sollte sich jedes Unternehmen, auch in Abhängigkeit der Branche, diesen Entwicklungsschritt genau überlegen und die Vorteile abwägen.

Wann lohnt sich Outsourcing für mein Unternehmen?

Outsourcing lohnt sich für ihr Unternehmen oder die HR-Abteilung, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

  • Die Technologie ist nicht auf dem neusten Stand
  • Rahmenbedingungen (Gesetze, Paragraphen) ändern sich häufig
  • Umsatzschwankungen belasten das Unternehmen
  • Es gibt eine Zunahme von strategische Aufgaben im relevanten Bereich
  • Objektive Wettbewerbsvorteile fehlen
  • Es gibt eine nicht zufriedenstellende Serviceorientierung und Qualität des Bereichs
  • Komplexe und zeitraubende Sonderaufgaben nehmen zu

HR-Ressourcen Tipps

Abschließend finden Sie hier noch einmal aufgelistet Tipps, die helfen wertvolle Ressourcen ihres Unternehmens nicht zu verschwenden und Ihnen somit Zeit für die wirklich wichtigen Dinge ihres Aufgabenbereichs zu geben.

  • Einführung eines Bewerbermanagementsystems
  • Automatisierung von Vorgängen zur schnelleren Bearbeitung und Übersicht
  • Überlegung eines Outsourcings von Prozessen und Bereichen nach Abstimmung mit der Geschäftsleitung
  • Vereinheitlichung und Erneuerung von Prozessen und Arbeitsschritten im ganzen Team
  • Faire Aufgabenverteilung mit den Kollegen und
  • Genaue Aufgabendefinition durch Mitarbeiter und Vorgesetzte

Ausführliche Informationen zum Thema HR-Outsourcing (Vorteile, Checkliste usw.) finden Sie hier.

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