Employee Self Service: Vor- und Nachteile

Ob im Schnellrestaurant, an der Tankstelle oder am Flughafen: Selbstbedienung ist im Kundenbereich nicht mehr wegzudenken. Auch im Personalmanagement setzt sich der sogenannte Employee Self Service (kurz ESS) immer mehr durch. Mitarbeiterportale und Self-Service-Systeme bieten sowohl Unternehmen als auch Angestellten zahlreiche Vorteile, können jedoch auch zu Problemen führen. Daher heute unser Tagesangebot für Sie: Vor- und Nachteile von Employee Self Service, natürlich auch zum Mitnehmen.

Vorweg wollen wir klären, was wir Ihnen hier eigentlich auftischen. Was ist Employee Self Service? Frei lässt sich der Begriff zwar mit Mitarbeiter-Selbstbedienung übersetzen, präziser wäre jedoch Mitarbeiterselbstverwaltung. Über bestimmte Anwendungsprogramme  – sei es als Software, via Internet oder Intranet – erhalten Angestellte so Zugriff auf ihre personalbezogenen Daten (Stichwort Digitale Personalakte) und personalrelevante Prozesse. Gerade die Vielzahl der Anwendungsfelder macht Employee Self Service als Instrument der Personalverwaltung interessant – womit wir bei den Vorteilen wären.

Vorteile des Employee Self Service

Verbesserung der Datenqualität und Transparenz

Dadurch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst Zugriff auf das Personalsystem erhalten, können sie etwa Eintragungen, Änderungen und Aktualisierung an ihren personalbezogenen Daten schnell und einfach selbst vornehmen. Dies wirkt sich positiv auf die Datenqualität aus: Ändert sich etwa die Anschrift, reichen wenige Klicks, um dies in der digitalen Personalakte anzupassen. So bleiben Daten immer auf dem neuesten Stand.

Auch der teilweise oder vollständige Zugriff auf relevante Personalprozesse profitiert davon, da Kommunikations- und Arbeitswege verkürzt werden und die Transparenz innerhalb des Unternehmens gestärkt wird. Mögliche Anwendungen sind etwa An-/Abwesenheitserfassungen, Führung von Arbeitszeitkonten, Erfassung von Anträgen und Genehmigungen oder Anforderungen von Qualifikationen und Beurteilungen. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter etwa selbst einsehen, wie viele Ausgleichstage ihnen zustehen oder wie der Stand bei Reisekostenabrechnungen ist.

Stärkung der Eigenverantwortung von Mitarbeitern

Gleichzeitig  geht ein Verantwortungszuwachs auf Mitarbeiterseite einher: Sie können nicht nur ihre Daten einsehen, sondern sie selbst sorgen schließlich auch für Aktualität und Richtigkeit dieser Daten. Bei den Mitarbeitern kommt dieses Mehr an Eigenverantwortung – was auch ein Mehr an Flexibilität und Freiheit bedeutet – offenbar gut an. Laut einer Umfrage von HRworks, das Unternehmen bietet selbst ESS-Lösungen an, sprechen 57 Prozent der Personalleiter von einer durchgängig hohen und der Rest von einer überwiegend positiven Akzeptanz auf der Mitarbeiterseite. Lediglich in 13 Prozent der Unternehmen gibt es eine nennenswerte Zahl an Benutzern, die sich mit den ESS-Lösungen nicht gut anfreunden können.

Zeitersparnis für Angestellte und Personaler

Genau wie im Kundenbereich bieten Self-Service-Systeme in der Personalverwaltung eine spürbare Arbeitsentlastung. Dies spart Unternehmen in erster Linie wertvolle Zeit. Nehmen wir als Beispiel: Ein Mitarbeiter möchte einen herkömmlichen Urlaubsantrag stellen. Dafür lädt er das entsprechende Formular herunter, druckt es aus und füllt es schriftlich aus. Er übergibt den Antrag seinem direkten Vorgesetzten, wobei er sich zuvor noch eine Kopie macht und diese ablegt. Der Vorgesetzte hat eventuell Rückfragen, danach übergibt er den Antrag dem Abteilungsleiter, usw.

Je nachdem wie viele Hierarchieebenen bestehen, kann es also Stunden, Tage oder auch Wochen dauern, bis der Antrag bei der zuständigen Personalabteilung eingeht. Falls diese Rückfragen hat bzw. den Antrag wegen fehlender Informationen ablehnt, beginnt das ganze von vorne.

Mit einem ESS würden die Arbeits- und Kommunikationswege deutlich verkürzt: Der Mitarbeiter trägt seinen Urlaubswunsch in das fertige digitale Formular ein. Unmittelbar erhalten alle beteiligten Personen Zugriff auf den Antrag, können Rückfragen stellen, Änderungen vornehmen oder ihn direkt genehmigen.

Geldersparnis für Unternehmen

Bleiben wir bei unserem Beispiel. Angenommen, jeder Mitarbeiter eines Unternehmens stellt pro Jahr etwa zehn solcher Anträge auf Urlaub, Dienstreise oder Ausgleich auf herkömmlichem Wege. Nehmen wir weiter an, die komplette Bearbeitung dieser Anträge dauert im günstigsten Fall insgesamt eine Stunde. Bei einem mittleren Stundensatz von 25 Euro/Stunde in der Personalabteilung eines Unternehmens mit 500 Mitarbeitern belaufen sich also alleine die Kosten für die Bearbeitung dieser Anträge auf sage und schreibe 125.000 Euro (!) im Jahr. 

Anhand dieses relativ simplen Vorgangs wird bereits das erhebliche Potential für Zeitersparnis auf beiden Seiten und die damit verbundene Einsparung von Kosten für Unternehmen deutlich. Tagtäglich wandern schließlich in mittleren und größeren Unternehmen Dutzende solcher administrativen Dokumente über die Schreibtische mehrerer Verantwortlicher, und oftmals sind sie aufwändiger als ein simpler Urlaubsantrag. Der Einsatz eines ESS könnte also diese Ausgaben eines Unternehmens auf ein Minimum senken.

Risiken des Employee Self Service

Sicherheit und Service müssen garantiert sein

Mit den genannten Vorteilen gehen jedoch auch einige Herausforderungen und Schwierigkeiten einher. Ein wichtiger Aspekt ist die Datensicherheit. Die Sicherheitsbedingungen eines ESS-Systems müssen höchsten Ansprüchen genügen, da es sich etwa bei den digitalen Personalakte oder gar Lohnkonten um sensible, unbedingt schützenswerte Daten handelt. Die Zugriffsberechtigungen müssen also zuverlässig greifen und nach den individuellen betrieblichen Erfordernissen vergeben werden.

Gleichzeitig muss die Erreichbarkeit und Nutzerfreundlichkeit des Systems garantiert sein. Nicht jeder Angestellte verfügt über einen eigenen PC-Arbeitsplatz oder ständigen Internetzugang (z.B. im Industriebereich), deshalb kann unter Umständen die Installation von Terminals an zentralen Stellen im Betrieb notwendig sein – was die Anschaffungs- und Installationskosten deutlich in die Höhe treibt.

Außerdem werden zwangsläufig Kosten für Trainingsmaßnahmen anfallen, um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit dem neuen ESS-System zu schulen und in die Datenselbstverwaltung einzuweisen – nur so lässt sich letztlich ihr Vertrauen in die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Umstellung gewinnen.

Rentiert sich erst ab bestimmter Unternehmensgröße

Sie merken also schon: der finanzielle Aufwand hört nicht bei der Anschaffung eines ESS-Systems auf, sondern zieht Schulungs- und Trainingsmaßnahmen, Sicherheitsprüfungen sowie auch technische Anpassungen und ständige Updates nach sich. Nicht immer sind diese Kosten bei den Anbietern von ESS-Lösungen im Preis enthalten. Aufgrund dieses doch sehr großen finanziellen und zeitlichen Aufwandes will die Einführung und Implementierung eines ESS wohl überlegt sein.

Studien zufolge rentiert sich ein ESS-System branchenunabhängig erst ab Unternehmensgrößen von etwa 500 bis 1.000 Mitarbeitern. Für kleinere und mittelständische Unternehmen kann eine Software-as-a-Service-Lösung eine kostengünstige und profitable Alternative sein. Hierbei ist das Investitionsrisiko deutlich geringer und das System lässt sich leichter implementieren. Allerdings ist man dann auch abhängiger vom Servicebetreiber und muss unter Umständen eine geringere Datenübertragungsgeschwindigkeit und -sicherheit in Kauf nehmen.

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