Innovation und HR – passt das zusammen? Im Rahmen der Konferenz „tools – working webbased“ (16. – 17. Juni 2015 in Berlin) fand eine Panel-Diskussion zum Thema „Digitale Revolution in HR“ statt. Moderiert wurde das Panel von Christoph Athanas (meta HR Unternehmensberatung), als Teilnehmer waren Katherin Kleingarn (Head of HR bei monoqi), Katrin Hippler (Senior Manager, International Marketing bei Upwork) und ich selbst eingeladen. Hier möchte ich einige der Ergebnisse mit Ihnen teilen.

Grundfrage des Panels war, ob die digitale Transformation für den HR-Bereich Vorteile bieten kann. Schnell wurde klar, dass wir schon lange nicht mehr das OB hinterfragen, sondern vielmehr das WIE:

Wie kann die Digitalisierung HR unterstützen?
Welche Bedenken liegen seitens HR vor und sind diese berechtigt?
Wie müssen sich Unternehmen kulturell entwickeln, um Digitalisierung voranzutreiben?

Welche Prozesse kann HR digital abbilden?

Die Gretchenfrage. Ohne den Diskurs Mensch vs. Maschine aufmachen zu wollen, sollte hier ehrlicherweise geantwortet werden: eine Menge. SaaS-Lösungen werden der Personalabteilung nicht ihre Existenzgrundlage entziehen, sondern vielmehr ihre Aufgabenbereiche erweitern und administrative Arbeiten abnehmen. Dies umfasst Themen wie Urlaubs- und Arbeitszeitplanung, Mitarbeiterempfehlungsprogramme, Feedback-Lösungen, Employer Branding Tools, Bewerbermanagement-Lösungen, Matching Tools und vieles mehr. Fast jeder Prozess im HR kann durch eine digitale Abbildung optimiert werden und damit schneller, komfortabler und effizienter werden.

Innovationsresistente HR?

Der Personalabteilung wird häufig vorgeworfen, sie sei innovationsresistent und sperre sich vor der digitalen Transformation. Obwohl diese Kritik sicherlich bei einer Minderheit von Personalverantwortlichen zutrifft, möchte ich ungern die gesamte Profession über einen Kamm scheren. Wir haben in unserer täglichen Arbeit mit Unternehmen, die Cloud-Lösungen für das Bewerbermanagement einsetzen, zwei grundsätzliche Einwände gegen den Einsatz von SaaS Tools im HR-Bereich identifizieren können.

1) Datensicherheit

Die größten Bedenken unserer Kunden betreffen nicht etwa eine diffuse Angst vor der Innovation, d. h. dem Neuen, sondern vielmehr einen berechtigten Zweifel daran, dass webbasierten Tools bei der Arbeit mit sensiblen personenbezogenen Daten vertraut werden kann.

Somit ist in der HR das Thema Datenschutz eine große Bremse für die Akzeptanz von Cloud-Lösungen. Das deutsche Datenschutzgesetz gehört zu den umfangreichsten der Welt – dass viele der im Ausland ansässigen Cloud-Anbieter dieses ignorieren bzw. damit nicht immer zu 100 % konform gehen, ist wenig überraschend. Unternehmen, die sich um ihre Datensicherheit sorgen, finden jedoch auf dem wachsenden deutschen SaaS-Markt viele Anbieter, die bereits heute allen Ansprüchen an den Datenschutz genügen. Worauf man bei der Einführung eines HR-Tools achten sollte: Serverstandort in Deutschland, TÜV-Zertifizierung (ISO 27001), und eine der deutschen Rechtsprechung folgende Datenschutzerklärung.

2) Insellösungen

Der zweite Einwand betrifft die Sorge, sich mit der Implementierung eines Tools langfristig an einen Anbieter zu binden und die Entscheidung für oder wider weitere Software-Lösungen von der Kompatibilität mit diesem Tool abhängig machen zu müssen.

Eine Problematik ist tatsächlich, dass es nicht ein Tool gibt, das alles kann. Der Markt für SaaS-Lösungen im HR-Bereich ist von „Insellösungen“ geprägt, die sich miteinander nicht oder nur umständlich kombinieren lassen. Schnittstellen der verschiedenen Anbieter zueinander sind nicht immer umsetzbar (aus ökonomischen und technischen Gründen) – dies jedoch ist für den Endverbraucher, den Personalreferenten, oft nur eine unzureichende Erklärung. Der deutsche Markt für HR-SaaS-Lösungen ist aktuell noch zersplittert und von vielen Anbietern mit sehr spezifischen Lösungen überflutet. Meine Prognose ist aber, dass sich in den nächsten Jahren klare Marktführer etablieren werden, deren Hauptziel es sein wird, Synergien für den Endverbraucher zu schaffen und dem Problem der Insellösungen durch Schnittstellen entgegenzutreten.

Ein Vorteil von Cloud-Lösungen: da sie in der Regel ohne langwierige Implementierungsphasen sofort eingesetzt werden können und monats- oder jahresbasiert abgerechnet werden, ist die Einstiegsschwelle geringer als bei umfangreichen Individuallösungen. Plattformen wie unsere eigene softgarden-Lösung können schnell eingesetzt werden und können bei Nichtgefallen genauso schnell wieder abgeschafft werden.

Digitalisierung ist auch eine Frage der Unternehmenskultur

Bleiben wir ehrlich: ein SaaS Tool, egal wie modern und prozessoptimiert, löst keine systemischen Probleme. Man kann kaum von Unternehmen erwarten, jede Innovation und jeden Trend mitzumachen, wenn es bei den Grundlagen hapert. Aber warum ist es so, dass in vielen Personalabteilungen die Basics nicht richtig (oder nicht richtig effektiv) funktionieren? Das Problem ist nicht etwa mangelnde Qualifikation der Mitarbeiter, sondern vielmehr Zeitmangel, immer wechselnde Anforderungen der Fachbereiche und oft unstrukturierte Arbeitsprozesse. SaaS Tools sind genau darauf ausgerichtet: Prozesse soweit zu optimieren und zu automatisieren, dass längerfristig Zeit- und Budgetressourcen befreit werden. Dazu gehört jedoch die grundsätzliche Bereitschaft, sich mit digitalen Tools auseinanderzusetzen und deren Wertbeitrag im Unternehmen anzuerkennen – ohne Angst davor, sich selbst obsolet zu machen. Die Chance, die die Digitalisierung bietet, muss als solche erkannt und ergriffen werden.

Unsere Empfehlung ist es, die Personal- und Recruiting-Prozesse zunächst genau zu evaluieren. Erst dann kann eine informierte Entscheidung darüber getroffen werden, mit welchen Mitteln Kapazitäten befreit werden können, ob das nun eine Cloud-Lösung für Urlaubsplanung oder ein umfassendes Bewerbermanagementsystem ist. Der Digitalisierung kann sich heute kein Unternehmen mehr verschließen, auch oder gerade nicht im HR-Bereich. Der Einstieg ist jedoch nicht so schwierig wie von vielen befürchtet. Ein wenig Mut gehört dazu, neue Wege zu gehen – in diesem Fall aber lohnt es sich!

Dieser Blog-Artikel ist übrigens auch ein Beitrag zur Blogparade des Human Resources Managers mit dem Thema „Was hat HR mit der verdammten digitalen Transformation zu tun, verdammt noch mal?!“. Die hier bereits verlinkten Beiträge kann ich sehr empfehlen!

Über die Autorin

Maja Rißmann ist seit 2013 Marketing Managerin bei softgarden und war bereits zuvor im Media-Agenturgeschäft tätig. Ihr Hauptaugenmerk liegt auf der Übertragung von Online-Marketing-Prinzipien auf den Recruiting-Prozess sowie auf den Parallelen zwischen Customer und Candidate Journey.