Bewerbermanagement-Software vs. HR-Software im Vergleich

Was unterscheidet eine Bewerbermanagement-Software von einer HR Software? Ist das nicht das gleiche? Nur bedingt! Es gibt eine ganze Menge Unterschiede. Worauf Sie bei der Auswahl eines Tools achten sollten.

Bewerbermanagement-Software versus HR-Software: Wo liegen die Unterschiede?

Um es gleich ein bisschen kompliziert zu machen: Eine Bewerbermanagement-Software ist natürlich streng genommen eine HR-Software. Denn der Begriff HR-Software fungiert als Sammelbegriff für alle Tools, mit denen sich Vorgänge im Personalmanagement steuern lassen. Darunter fällt eine Bewerbermanagement-Software genauso wie eine Performance-Management oder Controlling-Software.

Es gibt aber noch eine zweite Bedeutung des Begriffs HR-Software. Oft sind damit umfangreiche Systeme gemeint. Hier sind in einem Tool alle Bereiche des HR-Managements abgedeckt: Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung, Controlling und, und, und.

Das ist bei einer Bewerbermanagement-Software nicht der Fall. Diese umfasst ausschließlich Funktionen, die die Personalbeschaffung effizienter machen. Das beinhaltet etwa die Kommunikation mit Bewerbern und innerhalb des Recruiting-Teams, die vorab Selektion der Kandidaten, den Auswahlprozess und das finale Feedback gegenüber Bewerbern.

Meist liegt eine Bewerbermanagement-Software als Modul vor. Das heißt: Sie kann problemlos über Schnittstellen mit anderen Systemen eines Herstellers kombiniert werden. Das ist bei einer HR-Software meist nicht der Fall. Sie muss komplett gekauft werden und ist ein in sich geschlossenes System, das nicht um weitere Tools ergänzt werden kann.

Bewerbermanagement-Software versus HR-Software: Vor- und Nachteile

Eine umfangreiche HR-Software mag zunächst als der einfachere Weg erscheinen, wenn es um die Auswahl eines Tools geht. Eine System, das direkt alle Bereiche des Personalmanagements abdeckt ist auf den ersten Blick verlockend. Denn der Anwender muss sich keine Gedanken machen, welche Funktionen er im Einzelnen braucht und sich nicht die verschiedenen Module eines Herstellers anschauen, diese auswählen und miteinander kombinieren.

Das mag gerade für Unternehmen mit kleineren HR-Abteilungen und einer überschaubaren Personaldecke das Mittel der Wahl sein. Bei größeren Personalabteilungen stoßen komplexe Systeme aber schnell an ihre Grenzen. Da es sich oft um geschlossene Systeme handelt, haben Anwender bei der Auswahl der Funktionen keine allzu große Flexibilität. Stattdessen müssen sie mit dem Vorlieb nehmen, was das System ihnen bietet.

HR-Software: Überflüssige und nicht passgenaue Anwendungen?

So kann eine HR-Gesamtlösung Funktionen beinhalten, die eigentlich gar nicht gebraucht werden. Andere fehlen hingegen. Das kann in bestimmten Branchen zu Problemen bei der Abbildung der einzelnen Workflows eines Unternehmens führen.  Das ist nicht nur ärgerlich, weil Anwender mit Kompromissen leben müssen. Das ist in den meisten Fällen auch unnötig teuer. Schließlich werden User so auch für die Anwendungen zur Kasse gebeten, die sie gar nicht nutzen.

Das ist bei der Auswahl eines modularen Bewerbermanagementsystems nicht der Fall. Nicht nur, dass dieses zum Beispiel jederzeit um andere Module wie eine Recruiting App, ein Mitarbeiter-Empfehlungsprogramm, ein Talent Network und eine Karriereseite ergänzt werden kann.

Bewerbermanagement-Software: Hohe Funktionsbandbreite

In der Regel können bereits in dem Bewerbermanagementsystem selbst hochspezifische Workflows passgenau abgebildet werden, weil Module meist über eine größere und passgenaue Funktionsbandbreite verfügen als umfangreiche HR-Systeme. Im Ergebnis können Arbeitsabläufe in einem viel höheren Detailgrad digital abgebildet werden. Somit deckt eine modulare Bewerbermanagementsoftware auch Anwender-Bedürfnisse aus Nischenbereichen sehr gut ab. Eine HR-Gesamtlösung müsste hier nicht nur in dem Bereich Bewerbermanagement passen.

Anwender sollten bei der Auswahl eines Systems also genau darauf achten, wie gut ein Tool zum eigenen Unternehmen passt und ob es die nötige Flexibilität bietet, um mit ihm auch in den nächsten zehn Jahren arbeiten zu können, wenn es weiter gewachsen ist und die HR-Prozesse komplexer geworden sind.

Die Software bei einer Live-Demo testen

Hier kommen die Anbieter potenziellen Usern in der Regel entgegen. Sie bieten zum Beispiel Live-Demos an, die in die einzelnen Funktionen einer Software einführen und intensiven telefonischen Support. Wer schon bei der Kontaktaufnahme feststellt, dass eine HR-Software für seine Bedürfnisse zum Beispiel im Bereich Recruiting nur begrenzt einsatzfähig ist, kann sich über diese Kanäle im nächsten Schritt über modulare Pendants im Bereich Bewerbermanagement schlau machen.

Potenzielle Kunden mit hohen Ansprüchen im Recruiting werden im direkten Vergleich schnell merken, dass eine Bewerbermanagement Software noch einen weiteren entscheidenden Vorteil bietet: Da es sich in der Regel um eine Cloud-Lösung handelt, können sich Anwender sicher sein, dass sie stets über topaktuelle Anwendungen verfügen.

Automatische Upgrades

Denn verfügbare Updates werden direkt über das Rechenzentrum, in dem die Software gehostet wird, eingebunden. Kaum hat eine Neuentwicklung die Beta-Phase hinter sich gebracht, steht sie den Anwendern auch schon automatisch zur Verfügung. Bei einer HR-Software, die häufig inhouse gewartet wird, müssen Upgrades hingegen von der hauseigenen IT eingespeist werden. Wie schnell das geht, hängt stark von deren Auslastungsgrad ab.

Automatische Upgrades bieten aber gerade im Recruiting die Chance, dem Wettbewerb die entscheidende Nasenlänge voraus zu sein. Schon lange beklagen sich Bewerber über komplexe, langwierige und intransparente Bewerbungsprozesse. Mit einem modularen Bewerbermanagementsystem können Arbeitgeber Kandidaten zuverlässig Recruitingservices kredenzen, die auf der Höhe der Zeit sind und sich von anderen Betrieben abheben.

Bei vielen Unternehmen kommen Bewerbungserlebnisse immer noch viel zu häufig einem Behördenbesuch gleich: Lange Wartezeiten, Hinterhertelefonieren und generell eine Bittsteller-Atmosphäre, die einfach nicht mehr zeitgemäß ist. Mit einer guten Bewerbermanagementsoftware lassen sich Bewerbungsprozesse durch die Bewerberbrille betrachten und managen.

Schnelle Abstimmung im Team, enger Kontakt mit dem Kandidaten, schnelle Rückmeldungen

Ein paar Beispiele im Schnelldurchlauf:

  • Für jede Stellenausschreibung lässt sich ein Team zusammenstellen. Der gesamte Abstimmungsprozess mit dem Bewerber ist im Bewerbermanagement-System abgebildet.
  • Bewerber lassen sich in verschiedenen Ansichten vergleichen.
  • In einer Interview-Scorecard lassen sich diese von dem gesamten Team nach dem ersten Kennenlernen nach individuell festlegbaren Kriterien bewerten. Das spart Meetings und beschleunigt den Entscheidungsprozess.
  • Das System errechnet automatisch den favourisierten Kandidaten, um die Entscheidungsfindung zu dokumentieren
  • Mit einem Bewerbermanagement-System lassen sich Interview-Termine, Ab- und Zusagen per E-Mail und kommunizieren ganz einfach mit den Bewerbern – für alle Beteiligten nachvollziehbar und AGG-konform.

Lange Rede kurzer Sinn: Eine Bewerbermanagement-Software sorgt für eine schnelle Abstimmung im Team, einen engen Kontakt mit dem Kandidaten und schnelle Rückmeldungen. So machen Arbeitgeber die Welt nicht nur für Bewerber, sondern auch für sich ein Stück besser. Denn sie werden deutlich schneller und deutlich mehr Bewerbungserfolge feiern.

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