Bewerbermanagement-Software
Alles Wichtige zusammengefasst

Mit einer Bewerbermanagement-Software lassen sich sämtliche Prozesse im Recruiting managen. Dafür steht eine Bandbreite an ausgeklügelten Funktionen parat, die zum Beispiel die Abstimmung über ein Talent erleichtern – und noch vieles mehr. Bei der Auswahl der passenden Software sehen sich potenzielle Anwender allerdings zig Fragen gegenüber. Zum Beispiel: Welche Funktionen sind relevant? Worauf ist außerdem zu achten? Ein Überblick.

Bewerbermanagement-Software: Eine Definition.

Unter den Begriff Bewerbermanagement fallen alle Schritte im Recruiting: Ab der Bewerbung bis zur Einstellung eines Talents. Entsprechend unterstützt eine Bewerbermanagement-Software Recruiter in all diesen Bereichen. Mit einer passgenauen IT-Lösung können Arbeitgeber ihren gesamten Bewerbermanagementprozess digital abbilden.

Das bringt manchen Vorteil mit sich. Der der Computer erledigt viele Routinetätigkeiten vollautomatisch und entlastet von vielen administrativen To Do’s. Die Software ermöglicht etwa Reportings auf Knopfdruck und einen schnellen Vergleich von Bewerberdaten mit den Stellenanforderungen.

Außerdem eröffnet sie Recruiting-Teams die Möglichkeit, über Orts- und Zeitgrenzen hinweg zusammenzuarbeiten. All das verbessert nicht nur die Recruiter Experience. Auch Bewerber sind zufriedener. Immerhin sind nahtlose Abstimmungen die Basis für einen nahtlosen Recruitingprozess. Und das begeistert!

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Noch einmal zusammengefasst bringt eine gute Bewerbermanagement-Software die folgenden Vorzüge mit sich:

  • Eine bessere Recruiter Experience
  • Eine bessere Candidate Experience
  • Schnellere Entscheidungen
  • Eine bessere Kooperation innerhalb des Recruiting-Teams

Doch damit Recruiter auch wirklich in den Genuss dieser Vorteile kommen, muss die Bewerbermanagement-Software passgenau ausgewählt werden. Hierbei sollten keine Kompromisse gemacht werden, sonst ist Unzufriedenheit Programm.

Um das passende System zu finden, müssen sich Personalverantwortliche mit den einzelnen Funktionen intensiv auseinandersetzen. Die Frage ist allerdings: Was können Anwender überhaupt von einer Bewerbermanagement-Software erwarten? Die folgenden Beispiele bringen Licht ins Dunkel.

1. Effiziente Absprache im Team

Kennen Sie das auch? Nach und nach trudeln Bewerbungen zu ihrer ausgeschriebenen Stellenanzeige ein. Nun muss eigentlich „nur“ noch entschieden werden: Welches Talent passt, welches nicht? Doch es findet sich kein Termin für die Abstimmung mit der Fachabteilung. Und so verzögert sich das Feedback gegenüber Talenten und verzögert sich.

Effizienter geht’s mit einer Bewerbermanagementsoftware. Sie trägt dazu bei, dass Probleme bei der Abstimmung der Vergangenheit angehören. Die Tools verschaffen Recruitern somit einen erheblichen Vorteil gegenüber dem Wettbewerb.

Denn: Der Kandidat erhält schleunigst Feedback und kommt gar nicht erst nicht auf die Idee, sich zwischenzeitlich nach einer Stelle bei einem anderen Arbeitgeber umzusehen. Dieser Faktor ist im Recruiting erfolgsentscheidend. Immerhin haben Talente heute häufig die Wahl zwischen verschiedensten Angeboten.

Kollaboratives Recruiting

Wie unterstützt die Bewerbermanagement-Software den Recruiter aber nun konkret? Personalverantwortliche definieren in ihrem Bewerbermanagementsystem einfach für jede Vakanz ein Team. In dem Bewerbermanagement-Tool rufen sich alle Entscheidungsträger die eingegangenen Bewerberdaten ab und treffen für sich eine Auswahl: Wer sollte zum Interview eingeladen werden?

Dazu bewerten sie Bewerber direkt im System. Der einfachste Weg: Sie bewerten interessante Bewerbungen direkt in der Bewerbermanagement-Software. Ähnlich wie in Facebook vergeben sie dazu einen Like – oder eben keines. Daumen hoch: Die Einladung zum Interview sollte rausgehen. Daumen runter: Dieser Kandidat sollte eine Absage erhalten. Das Bewerbermanagementsystem wertet nun automatisch aus, wie viele Befürworter ein Kandidat hat. Der Recruiter kann daraufhin alle weiteren Schritte veranlassen und Einladungen oder Absagen versenden.

2. Automatischer Abgleich der Talente mit dem Stellenprofil

Wer bei der Entscheidungsfindung tiefer ins Detail gehen will, kann in einer guten Bewerbermanagement-Software alle Bewerber in verschiedenen Ansichten miteinander vergleichen und diese nach Kriterien bewerten, die individuell definiert werden können. Ein dahinter liegender Matching-Algorithmus errechnet automatisch, welcher Kandidat am besten zu den Kriterien und damit zur ausgeschriebenen Stelle passt. Die Ergebnisse sind für das ganze Recruiting-Team auf Knopfdruck transparent einsehbar und helfen bei der Vorselektion enorm. Funktionen wie diese machen langwierige Meetings überflüssig. Und so lässt sich mit einem Bewerbermanagementsystem kürzester Zeit eine gemeinsame Entscheidung fällen.

3. Recruiting App

Mit einer ergänzenden Recruiting App für Unternehmen geht das Bewerbermanagement auch in heterogenen Arbeitsumfeldern schnell von der Hand. Nicht in allen Branchen und Bereichen sind Mitarbeiter kontinuierlich an ihrem Desktop erreichbar. Entweder, weil sie gar keinen festen Arbeitsplatz haben und sich im Haus bewegen oder weil sie häufig auf Geschäftsreise sind oder in langwierigen Meetings feststecken. So kann es trotz einer effizienten Bewerbermanagement-Software zu Verzögerungen kommen.

Mit einer App für Recruiting-Teams haben Entscheider alle wesentlichen Informationen über den aktuellen Stand der Dinge via Smartphone orts- und zeitunabhängig im Blick und können ihre To Do‘s mobil mit ein paar Fingertipps steuern.

4. Kommunikation mit Kandidaten

Übrigens: Auch bei der Kommunikation mit Kandidaten unterstützt eine Bewerbermanagement-Software maßgeblich. Koordinieren Sie einfach Interview-Termine mit den infrage kommenden Talenten per E-Mail und kommunizieren mit ihnen.

Weitere Funktionen, die eine Bewerbermanagementsoftware mitbringen sollte:

  • Terminkoordination: Termine für ein Jobinterview mit dem Bewerber koordinieren.
  • Eigenes Talent Pooling: Behalten Sie den Kontakt zu vielversprechenden Talenten und nehmen Sie diese in Ihren Talent Pool auf.
  • Rollenkonfigurator: Legen Sie für alle Benutzer Rollen- und Berechtigungskonzepte an, damit jeder nur zu Gesicht bekommt, wofür er wirklich autorisiert ist.
  • Personalanforderungen definieren und genehmigen lassen: Definieren Sie flexible Genehmigungsprozesse bei der Ausschreibung neuer Stellen.
  • Individualisierbare Bewerbungsprozesse: Definieren Sie Ihre eigenen Recruting-Workflows
  • Kommunizieren Sie AGG-konform dank AGG-konformer Vorlagen für E-Mail und PDF-Briefe zur Kommunikation mit Ihren Kandidaten in jedem Bewerbungsschritt. 

Worauf Sie bei der Auswahl einer Bewerbermanagement-Software achten sollten

Soviel zu den Funktionen einer Bewerbermanagement-Software. Darüber hinaus sollte ein Bewerbermanagementsystem aber auch noch andere Kriterien erfüllen. Auf diese sollten Anwender achten:

  • Datenschutz:
    In einem Bewerbermanagementsystem sollte jeder einzelne Schritt DSGVO-konform abgebildet werden können. Mit einem Hersteller, der das zum Beispiel mit einer externen Datenschutzbegutachtung nachweisen kann, stehen Anwender auf der sicheren Seite.
  • Serverhosting:
    Das gesamte Hosting der in einem Bewerbermanagementsystem vorgehaltenen Daten sollte über das Attribut „Made in Germany“ verfügen. Stehen die Server des Betreibers auf deutschem Boden, unterliegen sie dem hiesigen Datenschutz, der strengere Regelungen aufweist als zum Beispiel in den USA. Dort können Informationen leichter legal ausgespäht werden. Zertifikate nach der Norm ISO 27001 bescheinigen größtmögliche Sicherheit.
  • Individualisierbarkeit:
    Die Funktionen und Workflows eines Bewerbermanagementsystem sollten frei an bestimmte branchenspezifische Herausforderungen anpassbar sein. Nur, wenn das Tool die Abläufe und geltenden Richtlinien in einem bestimmten Unternehmensumfeld passgenau abbildet, ist es wirklich effizient.
  • Service:
    Achten Sie auf zusätzliche Service-Angebote eines Herstellers, die über die Bewerbermanagement-Software hinausgehen. Das weist darauf hin, dass der Lösungsanbieter einen partnerschaftlichen Umgang mit seinen Kunden pflegt und Sie auch in Fragestellungen jenseits des Bewerbermanagements nicht allein lässt. Sei es zum Beispiel in Form einer Media Beratung, bei der Anwender den Hersteller bei Fragen zur Schaltung von Stellenanazeigen oder Reichweitenstärkung konsultieren können.

Übrigens: Wenn Sie an der Einführung einer Bewerbermanagement-Software interessiert sind, lassen Sie sich den vollen Funktionsumfang in einer Live-Demo zeigen. So haben Sie die Gelegenheit mehr über die Funktionen zu erfahren, die Ihnen das Rekrutieren von neuen Mitarbeitern erleichtern. softgarden bietet eine solche Live-Demo kostenlos und unverbindlich an, am besten gleich anmelden!

Fazit:

Wer ein Bewerbermanagementsystem ausfindig macht, in dem sich der eigene Recruitingprozess eins zu eins abbilden lässt, ist bei der Wahl des Anbieters schon mal einen entscheidenden Schritt weiter. Die Lösung sollte zudem über ein möglichst einfach zu bedienendes Interface verfügen – umso größer fällt später die Akzeptanz der Nutzer aus. Mindestens aber genauso wichtig:  Alle datenschutzrechtlichen Details müssen stimmen. Legt ein Hersteller hier einschlägige Zertifikate vor, sind Anwender auf der sicheren Seite.

Erbringt er diese Nachweise nicht – dann lieber Finger weg. Das mit Abstand wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems ist aber: Bloß keine Kompromisse machen. Weder bei der Funktionsbandbreite, noch was die Sicherheitsvorkehrungen in Bezug auf die eigenen Daten betrifft. Beides kann teuer werden. Wenn etwa nach kürzester Zeit ein neues System angeschafft werden muss, weil es Prozesse nicht verschlankt, sondern verkompliziert oder ein Verstoß gegen den Datenschutz juristisch geahndet wird.

 

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