Bewerberverwaltung –
Definition und die wichtigsten Tools zusammengefasst

Immer mehr Unternehmen verwalten Bewerberdaten mit einer spezifischen Software. Doch was ist bei der Auswahl eines Systems zur Bewerberverwaltung zu beachten? Ein Überblick.

 

Bewerberverwaltung – was ist das?

Bewerberverwaltung – damit ist der komplette Prozess im Recruiting gemeint. Dieser erstreckt sich von der Bewerbung bis hin zur finalen Auswahl eines Talents. Dazwischen liegen viele organisatorische Schritte. Einer davon ist die Abstimmung mit dem Recruiting-Team, ein anderer die Kommunikation mit dem Bewerber und, und, und. Wer all das manuell managen will, wird dafür lange brauchen.

Allein die Terminabstimmung mit dem Recruiting-Team für die Vorauswahl der Kandidaten kann zu einer Herausforderung werden – in einer Arbeitswelt, in der Arbeitnehmer im Home-Office, auf Geschäftsreise sind, in Schichten arbeiten oder an einem anderen Standort Dienst schieben. Wie soll ein Personalverantwortlicher alle an einen Tisch bekommen?

Flaschenhals in der Bewerberverwaltung

Ein anderer Flaschenhals in der Bewerberverwaltung sind die Systeme, die hier zum Einsatz kommen. Daten oft werden nicht einheitlich an zentraler Stelle verwaltet, sondern in verschiedenen Programmen und gehen des Öfteren als Dateien in E-Mails hin und her. Oft sind mehrere Versionen im Umlauf. Wer soll da noch durchblicken? Und so ziehen sich die Prozesse in der Bewerberverwaltung hin wie Kaugummi. Die Konsequenz: Bewerber müssen warten.

Tipp: Für alle die große Schwierigkeiten haben Abstimmungsprozesse im Recruiting-Team zügig zu gestalten: Eine App für Recruiting Teams hilft die interne Abstimmung zu beschleunigen: 5 Tipps, um noch schneller neue Mitarbeiter einzustellen

Doch das mögen Kandidaten ganz und gar nicht, wie eine softgarden-Studie zeigt. Diese kam zu dem Ergebnis: Aus Kandidatensicht lässt die Performance von Arbeitgebern in der Bewerberverwaltung stark zu wünschen übrig. Vor allem, was die Servicequalität und die Schnelligkeit in Recruitingprozessen betrifft. 42,5 Prozent der Befragten haben schon einmal eine Bewerbung abgebrochen, weil sich der Arbeitgeber zu lange Zeit gelassen hat, um zu antworten. Rund 56 Prozent der Abbrecher klagen außerdem über umständliche Bewerbungsverfahren.

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Bewerberverwaltung: Wie Software helfen kann

Die gute Nachricht: Für diese Herausforderungen in der Bewerberverwaltung gibt es eine Lösung. Abhilfe schaffen digitale Tools, die eigens für die Vereinfachung dieser Abläufe entwickelt wurden: Bewerbermanagementsysteme. Die schlechte Nachricht ist allerdings: Allzu viele HR-Abteilungen verfügen nicht über ein solches System. Nämlich fast 40 Prozent.

Das ist das Ergebnis der Studie HR-Software-Report 2018, für den das Magazin personal manager gemeinsam mit den Netzwerkportalen HRM.at, HRM.de und HRM.ch 126 Personalverantwortliche aus Österreich, Deutschland und der Schweiz befragt hat. Damit vergeben sich viele Arbeitnehmer die Chance, Talente im Recruiting-Prozess von sich zu überzeugen.

Was kann ein Bewerbermanagement System?

Vielen ist allerdings gar nicht klar: Was leistet ein Bewerbermanagement System? In welchen Bereichen erleichtert es die Bewerberverwaltung? Die Tools setzen schon beim Klick eines Kandidaten auf den Bewerbungsbutton in einer Stellenanzeige an. Mit ihnen lassen sich unterschiedliche Bewerbungsprozesse steuern.

Bedenken sollten Arbeitgeber dabei, dass sich immer mehr Bewerber mobil bewerben. Insofern sollte das Bewerbermanagementsystem den Upload von CV’s im PDF-Format bieten, die mittels CV-Parser schnell und leicht ausgelesen werden können.

Auch die Integration der Bewerber-Daten aus dem LinkedIn- oder Xing-Profil mit einem Klick sollte möglich sein. Stichwort: One-Click-Bewerbung. Mit ihr gelingt die Bewerbung schnell und einfach – genau so wie Kandidaten es sich wünschen. So mancher Bewerber präferiert derweil die Möglichkeit der Bewerbung per Online-Formular. Auch diese Variante ist mit einem gut aufgestellten Bewerbermanagementsystem, wie zum Beispiel dem von softgarden problemlos anzubieten.

Einheitliche Auffindbarkeit der Daten in einer Bewerberakte

Egal für welchen Weg sich der Bewerber entscheidet – die Daten werden nun von der Software automatisch innerhalb einer Bewerberakte an der richtigen Stelle gespeichert. Für Recruiter heißt das, dass sie Bewerberinformationen ab sofort nicht mehr von einem System ins andere kopieren müssen. Das reduziert nicht nur den Zeitaufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit in der Bewerberverwaltung. Denn nicht selten bleiben Informationsschnipsel beim manuellen Transfer von einem ins andere System auf der Strecke.

Ist die Bewerberakte angelegt, geht es um die Abstimmung über Bewerbungseingänge im Team. Auch die zeitraubende Koordination von Meetings gehört mit einem Tool zur Bewerberverwaltung der Vergangenheit an. Für jede Vakanz stellen Recruiter in dem Bewerbermanagementsystem mit ein paar Klicks ein Team zusammen. Der gesamte Abstimmungsprozess ist im Bewerbermanagement-System abgebildet. Im besten Fall auch über Recruiting App, sodass Beteiligte, die unterwegs sind, ihr Votum unabhängig von Ort und Zeit abgeben können.

Einfacher Vergleich von Kandidaten

Innerhalb des Systems greifen sie nicht nur auf die Bewerberdaten zu. Sie können Talente auch in verschiedenen Ansichten miteinander vergleichen. Um sie vorzuselektieren, nutzen die Teammitglieder die Interview-Scorecard. Dazu legen sie vorab Auswahlkritieren fest, die ein Kandidat erfüllen sollte und bewerten jedes Talent nach diesen innerhalb der Scorcard, indem sie Punkte vergeben. Im Anschluss errechnet das System automatisch, welcher Kandidat am besten zum Arbeitgeber passt und welcher nicht.

Auch bei der anschließenden Kommunikation mit den Talenten unterstützt ein Bewerbermanagement-System innerhalb der Bewerberverwaltung. Anwender koordinieren Interview-Termine innerhalb des Tools per E-Mail und beantworten Rückfragen der Bewerber. Das Recruiting-Team hat jederzeit Zugriff auf den Kommunikationsstrang und ist immer über den Status Quo informiert.

Zu- und Absagemanagement steuern

Zudem kann die Fachabteilung klärend eingreifen, wenn sich das Talent etwa mit fachlichen Fragen an den Arbeitgeber wendet. Selbstredend lässt sich mit dem Bewerbermanagement-Tool nach einem Vorstellungsgespräch auch das Zu- und Absagemanagement steuern.

Dazu setzen Recruiter ein Häkchen bei dem Kandidaten, der das Rennen gemacht hat. Er erhält automatisch eine Zusage und Informationen über die nächsten Schritte. Die anderen Bewerber erhalten eine Absage – verbunden mit der Einladung in den unternehmenseigenen Talent Pool, der ebenfalls über das Bewerbermanagementsystem gesteuert werden kann. Wer weiß? Vielleicht findet sich ja zu einem anderen Zeitpunkt eine neue Chance.

Was kann ein solches Tool in der Bewerberverwaltung außerdem leisten?

  • Reports und Analysen:
    In Reports können Recruiter Kennzahlen wie die Time to Hire, Bewerbungseingänge nach Kanal, Absagegründe auswerten und vieles mehr. So erlangen Sie wertvolles Wissen, um ihr Recruiting in Zukunft noch effizienter zu gestalten.
  • Mehrsprachigkeit:
    Ein gutes Bewerbermanagementsystem ist in mehreren Sprachen verfügbar. Denn in Zeiten des Fachkräftemangels rekrutieren immer mehr Arbeitgeber auf internationalem Terrain.
  • Rollenkonfigurator:
    Anwender sollten in der Lage sein, Standardrollen für die Benutzer ihrer Bewerbermanagement-Software anzulegen. Sie sollten die Berechtigungen für einzelne Rollen selbst konfigurieren können, damit jeder Anwender nur auf die Informationen zugreifen kann, die auch für seine Augen bestimmt sind.
  • Mandatenfähigkeit:
    Für Unternehmen, die Recruitingprozesse in komplexen Unternehmensstrukturen mit Mutter- und Tochtergesellschaften abbilden wollen, sollte das System dafür die entsprechenden Funktionen bieten.
  • Individualisierbare Bewerbungsprozesse:
    Bewerbungsschritte variieren je nach Unternehmen und der ausgeschriebenen Stelle. Mit einem passenden Bewerbermanagement-Tool können Unternehmen eigene Workflows für ihre Recruitingprozesse im System hinterlegen.

Übrigens: Alle wichtigen Funktionen und Module von guter Bewerbermanagement-Software finden folgend zusammengefasst.

Zur kompletten Funktionsübersicht

Bewerbermanagementsystem ist nicht Bewerbermanagementsystem

Bei der Auswahl einer Software für die Bewerberverwaltung werden Personalmanager allerdings schnell feststellen: Bewerbermanagementsystem ist nicht Bewerbermanagementsystem. Es gibt eine riesige Bandbreite an Angeboten. Doch oftmals sind es gerade die Feinheiten, die über den Recruiting-Erfolg entscheiden. Sie haben Fragen, wie softgarden Sie hier unterstützen kann? Wir beraten Sie gerne. Machen Sie noch heute einen Demo Termin mit softgarden aus.

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