Nachfolgeplanung

1. Was ist Nachfolgeplanung?

Die Nachfolgeplanung ist ein Unterbereich der Personalentwicklung (s. a. Glossarbeitrag Personalentwicklung). Konkret geht es darum sicherzustellen, dass wichtige Schlüsselfunktionen im Unternehmen rechtzeitig und anforderungsgerecht besetzt werden können, wenn wichtige Fachkräfte das Unternehmen verlassen. Ziel ist es also, dass die richtigen Fachkräfte zur gewünschten Zeit in den benötigten Positionen einsetzbar sind. Dabei geht es vor allem um zwei Fragen:

  • Welche Stellen werden wann vakant?
  • Mit welchen Qualifikationen sollen diese besetzt werden?

Eng verbunden damit sind die Bereiche des Talent Managements und der Laufbahnplanung. Engagierten MitarbeiterInnen sollten Unternehmen bereits frühzeitig berufliche Perspektiven im Unternehmen aufzeigen und bei der beruflichen Weiterentwicklung unterstützen. Da vor allem bei kleineren und mittleren Unternehmen die Führungspositionen begrenzt sind, sollte die Laufbahnplanung neben den klassischen Führungslaufbahnen auch Fach- und/oder Projektlaufbahnen umfassen.

Glossar: Nachfolgeplanung

2. Warum ist Nachfolgeplanung wichtig?

In naher Zukunft geht in Deutschland die sogenannte Generation Babyboomer, also die geburtenstarken Jahrgänge, in den Ruhestand. Bis zum Jahr 2025 werden etwa 6,5 Millionen Fachkräfte ihren Arbeitsplatz verlassen. Zeitgleich werden immer weniger Kinder in Deutschland geboren. Man muss kein Rechengenie sein, um zu erkennen: Qualifizierter Nachwuchs wird alleine aus demografischen Gründen knapper werden.

Angesichts der angespannten Arbeitsmarktsituation im War for Talents können viele Unternehmen nicht mehr darauf vertrauen, sofort adäquate BewerberInnen, insbesondere Fachkräfte, für vakante Positionen zu finden. Daher ist die rechtzeitige Nachfolgeplanung eine wichtige Grundlage, um im Falle des Ausscheidens von MitarbeiterInnen in Schlüsselpositionen die vakanten Stellen möglichst schnell wieder besetzen und so die unternehmerischen Kernkompetenzen sicherzustellen.

3. Was sollten Sie sicherstellen?

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie nennt in seiner Broschüre zur Laufbahn- und Nachfolgeplanung drei wichtige Voraussetzungen für eine erfolgreiche Nachfolgeplanung:

  • Regelmäßige Personalanalysen, etwa Altersstrukturanalysen und Befragungen zur Mitarbeiterzufriedenheit, um auf drohende Vakanzen in Schlüsselfunktionen besser vorbereitet zu sein.
  • Sensibilität für die besonderen Herausforderungen einer systematischen Nachfolgeplanung, einerseits mit Blick auf SchlüsselmitarbeiterInnen, andererseits hinsichtlich potentiellen NachfolgerInnen
  • Kommunikation mit MitarbeiterInnen, insbesondere bei geplanten Maßnahmen und den damit verfolgten Ziele zum Nachfolgemanagement. Führungskräfte sollten bei der Umsetzung der Maßnahmen ausreichend unterstützt werden. 

Darüber hinaus gilt es, regelmäßig Informationen zum Potential und Interesse der einzelnen MitarbeiterInnen an beruflicher Weiterentwicklung zu gewinnen, zum Beispiel im Rahmen von Mitarbeitergesprächen. 

Wichtig: Über eine systematisch angelegte Nachfolgeplanung – als Teilbereich der Personalplanung – sollte auch der Betriebsrat rechtzeitig und umfassend unterrichtet werden (siehe § 92 BetrVG).

4. Wie können Sie zur Nachfolgeplanung vorgehen?

In der Praxis hat sich ein schrittweises Vorgehen bei der Nachfolgeplanung bewährt. Hierbei kann es sinnvoll sein, eine Projektgruppe mit VertreterInnen aller wichtigen Interessensgruppen im Unternehmen zu bilden, was auch das Wirtschaftsministerium empfiehlt.

Schritt 1: Nachfolgeprinzipien festlegen

Wie gehen wir prinzipiell beim Nachfolgemanagement vor? Hat internes Recruiting Vorrang vor externer Kandidatensuche, oder ist dies von bestimmten Voraussetzungen abhängig? Gehen wir ausschließlich nach dem Leistungsprinzip vor oder auch nach dem Senioritätsprinzips (Anrecht verdienter älterer Beschäftigter auf Nachfolgepositionen)?

Schritt 2: Schlüsselpositionen/-funktionen bestimmen

Im Fokus der Nachfolgeplanung stehen vor allen Schlüsselpositionen, also zentrale Stellen, deren Funktionsträger über ein bestimmtes Know-How, Erfahrung oder Kapazität verfügen. Das müssen nicht immer Führungsfunktionen sein, sondern können auch andere Expertenfunktionen sein, deren Verlust einen kritischen Engpass für das Unternehmen mitbringen könnte. Es gilt also zu bestimmen:

  • Welches sind die zentralen Tätigkeiten im Unternehmen?
  • Was braucht man dafür für Fähigkeiten/Qualifikationen?
  • Wer übernimmt diese Funktion im Unternehmen?

Bei der Bestimmung der Schlüsselpositionen/-funktionen im Unternehmen ist es ratsam, auch Kriterien wie die Größe von Verantwortungsbereichen, die Relevanz im Rahmen der strategischen Unternehmensausrichtung und die Erfolgschancen von Recruiting auf dem Arbeitsmarkt zu berücksichtigen.

Schritt 3: Anforderungsprofil für Schlüsselpositionen bestimmen

Im nächsten Schritt geht es darum, für die identifizierten Schlüsselpositionen ein Anforderungsprofil – ähnlich wie für eine Stellenausschreibung – zu entwickeln. Hierbei sollten auch mittel- bis langfristige Entwicklungen auf dem Arbeitsmarkt, im Wettbewerbsumfeld oder im Bereich Technologie berücksichtigt werden. Für den Entwurf eines Anforderungsprofils kann es helfen, den aktuellen Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin einzubeziehen, um potentielle NachfolgerInnen bestmöglich auf die betroffene Stelle vorzubereiten.

Schritt 4: Nachfolger suchen und ermitteln

Nun liegen Kriterien vor, um geeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu finden. Grundlage für die interne Auswahl können etwa Mitarbeitergespräche, Potenzialanalysen oder ein Talent Pool sein. Mit der richtigen Personalmanagementsoftware sind vakante Stellen auf einen Blick sichtbar mit wenigen Klicks lassen sich alle Potenzialträger, inklusive der wichtigsten Kennzahlen, gegenüberstellen und vergleichen. Lässt sich intern kein potentieller Nachfolger ausmachen oder sieht es die Nachfolgestrategie so vor, geht es sodann ans externe Recruiting.

Wichtig: Führungskräfte sollten frühzeitig über die Suche informiert und eingebunden werden. Auch der scheidende Mitarbeiter/Mitarbeiterin können bei der Suche und Auswahl unterstützen.

Schritt 5: Weiterbildungs- und Qualifikationsmaßnahmen ableiten

Oft sind zwar im Unternehmen geeignete Nachfolgerinnen und Nachfolger, dennoch bringen sie meist nicht alle erforderlichen Qualifikationen für die betreffende neue Position mit. Soll-Ist-Vergleiche in einer Anforderungsmatrix können hier Schwachstellen aufdecken. Das können etwa mangelhafte Sprachkenntnisse sein, fehlende Technologiekenntnis oder soziale Kompetenzen. Hier gilt es rechtzeitig mithilfe von Weiterbildungsmaßnahmen wie Seminaren, Schulungen oder Workshops Abhilfe zu schaffen.

Schritt 6: Nachfolger vorbereiten und einarbeiten

Im Idealfall beginnt die Einarbeitung von Nachfolgern schrittweise bereits im Vorfeld. Das heißt, bevor ein Kandidat seine neue Tätigkeit übernimmt, wird er bereits bei Kernaufgaben, Problemstellungen und Entscheidungen miteinbezogen. Ein entsprechender Einführungsplan mit Terminen, Zuständigkeiten und Zielen kann hier helfen, um eine umfassende und sorfältige Einarbeitung sicherzustellen. In dieser Phase ist der Einbezug des gegenwärtigen Stelleninhabers äußerst ratsam.