Viele Unternehmen setzen jährliche Zielvereinbarungsgespräche als Führungsinstrument ein. Dieses Gespräch findet meist am Anfang oder am Ende eines Geschäftsjahres statt, aber auf jeden Fall nach der endgültigen Festlegung der Geschäftsziele für das kommende Jahr. Aus den großen Zielen des gesamten Betriebs werden die Aufgaben und Maßnahmen für die einzelnen Abteilungen und Mitarbeiter abgeleitet. Die individuellen Ziele werden dann in Einzelgesprächen zwischen dem Mitarbeiter und seinem direkten Vorgesetzten besprochen.
Neben der Bekanntgabe neuer Vereinbarungen bieten Zielvereinbarungsgespräche auch die Gelegenheit, die Beziehungen zwischen Führungskräften und Mitarbeitern zu festigen und zu verbessern. Werden einige wichtige Punkte berücksichtigt, können Sie, die Angestellten und das gesamte Unternehmen dank eines professionell vorbereiteten und intensiven Zielvereinbarungsgesprächs mit klaren Zielvorstellungen und einer sicheren Grundhaltung das neue Geschäftsjahr beginnen. Wir erklären, was es bei der Führung dieser Gespräche zu beachten gilt.
Präzise Ziele setzen
Der Sinn von Zielvereinbarungsgesprächen ist, sich mit seinen Mitarbeitern auf konkrete Ziele zu einigen. Diese müssen von den Abteilungen und ihren Angestellten innerhalb eines festgelegten Zeitraums erreicht werden können. Grundlegend für den Erfolg sind präzise und realistische Ziele, die als Basis und gleichzeitig als Motivation für die Arbeit im kommenden Jahr dienen.
Dabei gibt es einiges zu beachten: Die Ziele müssen verständlich und präsent sein. Geben Sie jedem Mitarbeiter seine individuellen Ziele und Aufgaben schriftlich mit, sodass er sich jeder Zeit an den konkreten Vorgaben orientieren kann. Jeder Angestellte sollte jedoch nicht mehr als sieben Ziele pro Jahr zugeteilt bekommen. Wichtig ist auch die Messbarkeit der gesetzten Ziele. Am Ende des Jahres müssen Zahlen und Daten ausgewertet und überprüft werden können. Schlussendlich gilt für die Zielformulierung, dass die zu erfüllenden Aufgaben die Mitarbeiter motivieren und herausfordern, keinesfalls jedoch überfordern sollten. Demnach müssen die Ziele seinen Stärken und Fähigkeiten angepasst sein. Andernfalls können rechtzeitige Fortbildungsmaßnahmen hilfreich sein.
Das Zielvereinbarungsgespräch richtig führen
Nachdem Sie sich Gedanken über die individuellen Ziele Ihrer Mitarbeiter gemacht haben, müssen Sie diese entsprechend vermitteln. Hierbei sollten Sie darauf achten, dass ein Zielvereinbarungsgespräch zum größten Teil zukunftsorientiert angelegt ist und sich mit den Aufgaben und Zielen des nächsten Jahres beschäftigt. Dennoch kann die Zielerreichung des vergangenen Jahres in einer kurzen Zusammenfassung besprochen werden, um zu ermitteln, was im kommenden Zeitraum optimiert werden kann.
Ein Zielvereinbarungsgespräch dient aber nicht der Mitarbeiterbeurteilung. Für ein persönliches Feedback und eine individuelle Einschätzung der Arbeit sollten Sie einen separaten Termin vereinbaren. Auf den kurzen Rückblick folgen die Vorstellung der aktuellen Unternehmensziele und die Ableitung der individuellen Aufgaben des einzelnen Mitarbeiters und seiner Abteilung. Hier können Sie Ihre Mitarbeiter eigene Vorschläge für künftige Ziele machen lassen und diese in die Planung mit einbeziehen.
Lege Sie am besten gemeinsam fest, wann die Ziele und Teilziele erreicht werden sollten und wie die Überprüfung ablaufen wird. Wichtig ist auch, die Reihenfolge der Teilziele festzulegen und die Rangfolge aller Ziele klar zu definieren. Besprechen Sie zudem die Bedingungen, unter denen die Abteilung ihre Ziele erreichen kann und welche Ressourcen bereits zur Verfügung stehen. Gegebenenfalls müssen Mitarbeiter eingestellt beziehungsweise weitergebildet oder die Arbeitsbedingungen verändert und spezielle Hilfsmittel angefordert werden. Häufig ist es sinnvoll, neue Kompetenzteams zu bilden oder Kooperationen zwischen Abteilungen zu fördern, um umfangreiche Ziele mithilfe qualifizierter Unterstützung zu erreichen. Sind die Ziele und Bedingungen mit dem Mitarbeiter besprochen, fehlt nur noch die Festsetzung eines Follow-up-Termins.
Die Nachhaltigkeit überprüfen
Ein Follow-up-Termin ist für die Zielkontrolle von großer Bedeutung. Wurden Teilziele erreicht? Gibt es Probleme bei der Umsetzung von Maßnahmen? Müssen andere Bedingungen geschaffen werden? Es bietet sich an, drei Monate nach dem Zielvereinbarungsgespräch zu diesem Termin zusammenzukommen, um Fragen und Probleme zu klären. Außerdem wird der aktuelle Stand des Prozesses besprochen. Sie und Ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, über unerwartete Komplikationen zu sprechen und Maßnahmen oder Ziele an die derzeitige Situation anzupassen.
Sollten Ihre Mitarbeiter jedoch im Laufe der Zielerreichung vor schwerwiegenden Komplikationen stehen, sollten Sie jederzeit ein offenes Ohr haben – unabhängig von festgesetzten Gesprächsterminen. Nur durch die schnelle Lösung von akuten Problemen können die gesetzten Ziele am Ende des Jahres von den Mitarbeitern und damit vom gesamten Unternehmen erreicht werden.
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