Anforderungsprofile erstellen – Step by Step

Nachdem wir in unserem Artikel „Recruiting für Führungskräfte: das Anforderungsprofil“ erläutert haben, was ein Anforderungsprofil ist und welche Bedeutung es sowohl fürs Recruiting als auch für das Placement, die Personalplanung und –entwicklung hat, wenden wir uns heute der Praxis zu: der Erstellung eines Anforderungsprofils.

Anforderungsprofil erstellen: Step by Step

Anforderungsprofil erstellen Step by Step – Schritt 1: Analyse des Aufgabengebiets

Wie bereits im 1. Teil gesagt, bilden die speziellen Aufgaben, die von dem neuen Mitarbeiter erfüllt werden sollen, die Basis für das Anforderungsprofil und nicht etwa das Profil dessen Vorgängers. Daher ist der 1. Schritt zur Erstellung eines Anforderungsprofils die genaue Analyse eben jener Aufgaben. Stellen Sie sich, den Mitarbeitern Ihres Fachbereichs und falls möglich dem derzeitigen Stelleninhaber folgende Fragen:

  1. Was sind die Haupttätigkeiten bzw. Aufgaben, die erfüllt werden sollen? (Beschränken Sie sich möglichst auf max. 5 Tätigkeiten)
  2. Priorisierung: Welche dieser Aufgaben ist die wichtigste, welche sind untergeordnet?
  3. Was sind die Ziele für diese Stelle/Was soll auf dieser Position erreicht werden?
  4. Wie könnte sich das Aufgabengebiet in Zukunft möglicherweise ändern? (Diese Frage ist in unserer heutigen Arbeitswelt mit ihren immer schnelleren Innovationszyklen besonders wichtig)

Anforderungsprofil erstellen Step by Step – Schritt 2: Anforderungskriterien sammeln

Nun geht es darum, aus den Antworten auf oben genannte Fragen die wichtigsten Anforderungskriterien an den idealen Kandidaten abzuleiten. Welche Eigenschaften und Fähigkeiten muss die Person mitbringen, um die Aufgaben effizient ausführen zu können? Am besten gelingt dies, indem Sie die Anforderungen folgenden Bereichen zuordnen:

  1. Formale Anforderungen: Ausbildung, Abschlüsse, Zusatzqualifikationen, Berufserfahrung etc.
  2. Fachliche Anforderungen: spezielle Kenntnisse, Fähigkeiten & Erfahrungen, Sprach- und IT-Kenntnisse
  3. Soziale & Führungskompetenzen: Bsp.: Durchsetzungsvermögen, Überzeugungskraft, Delegationsfähigkeit, Team-, Kritik- und Konfliktfähigkeit; Verhandlungsgeschick etc. (Anm.: Viele der sogenannten Soft Skills benötigen eine weitergehende Definition, da sie von Unternehmen zu Unternehmen bzw. von Person zu Person unterschiedlich interpretiert werden können. S. a. den sehr interessanten Artikel Teamfähigkeit: Wie wichtig ist sie wirklich?)
  4. Methodenkompetenzen: Bspw.: Strategisches/zielgerichtetes Denken und Handeln, Fähigkeit zur Priorisierung, Beherrschung bestimmter Arbeitstechniken wie Präsentation & Rhetorik
  5. Persönliche Anforderungen: Bspw.: Kreativität, Selbstständigkeit, Stressresistenz, Verantwortungsbewusstsein, Leistungs- und Lernbereitschaft, Flexibilität, Motivation etc.

Auch hier gilt: Weniger ist mehr. Vielleicht wünschen Sie sich persönlich eine systematisch denkende Person, weil dies ihrem Arbeitsstil entspricht. Sofern systematisches Vorgehen für die Erfüllung der Aufgaben nicht notwendig ist, sollten Sie dieses allerdings nicht aufführen.

Anforderungsprofil erstellen Step by Step – Schritt 3: Anforderungskriterien gewichten

Nachdem Sie Ihren Anforderungskatalog fertiggestellt haben, sollten Sie die einzelnen Anforderungen noch gewichten. Geben Sie den jeweiligen Eigenschaften und Fähigkeiten daher Werte, bspw. von 1-5, wobei 1 für „nicht wichtig“ und 5 für „unerlässlich“ steht. Berücksichtigen Sie bei der Bewertung der einzelnen Anforderungen auch alle anderen Anforderungen sowie die Haupttätigkeiten für die diese Kompetenzen nötig sind. U. U. haben Sie gegensätzliche Anforderungen wie Teamfähigkeit/Selbstständigkeit, Risikobereitschaft/Verantwortungsbewusstsein oder Kreativität/zielgerichtetes Denken notiert. Hier ist es ganz besonders wichtig, zu priorisieren. Fragen, die Ihnen bei der Gewichtung helfen können, sind:

  • Wie notwendig ist diese Anforderung, um das Aufgabengebiet erfolgreich zu erfüllen?
  • Welche Auswirkungen hätte das Nicht-Vorhandensein der Eigenschaft/Kompetenz auf den Fachbereich/das Unternehmen?
  • Welche Eigenschaften/Kompetenzen könnten auch von anderen Mitarbeitern übernommen werden?
  • Welche Eigenschaften/Kompetenzen können leicht/schwer z. B. durch Berufserfahrung oder Weiterbildungsmaßnahmen erworben werden?

Seien Sie nicht überrascht, wenn sich das Ergebnis deutlich von Ihren ursprünglichen Vorstellungen unterscheidet – dies beweist nur, wie wichtig eine systematische Herangehensweise für die Personalauswahl ist. Sie haben nun ein sehr differenziertes Anforderungsprofil erstellt, mit dem es Ihnen nicht mehr schwer fallen sollte, ansprechende Stellenbeschreibungen zu verfassen und Top-Kandidaten zu identifizieren.

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Foto: flickr/John Loo



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