Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem

Anforderungen an ein Bewerbermanagementsystem

Bewerbermanagementsysteme gibt es mittlerweile wie Sand am Meer. Die Anbieter versprechen eine schnellere Bewerberauswahl, bessere Bewerberqualität und das bei weniger Kosten – perfekt! Oft stellt sich jedoch hinterher heraus, dass nicht alles Gold ist, was glänzt. Bestimmte Funktionen fehlen, andere sind überflüssig oder machen den Workflow sogar komplizierter als vorher. Damit das nicht passiert, überlegen Sie sich vor dem Kauf genau, welche Anforderungen Sie an Ihr Bewerbermanagementsystem stellen.

Wenn Ihr Unternehmen sich zum ersten Mal mit dem Thema Bewerbermanagementsystem beschäftigt, sollten Sie zunächst den Status Quo definieren. Wie läuft die Personalbeschaffung bisher ab? Im nächsten Schritt geht es darum, einen Soll-Zustand zu definieren. Wie können die Abläufe optimiert werden? Daraus lässt sich ein erstes Anforderungsprofil erstellen. Bedenken Sie hier auch künftige Entwicklungen. Hat Ihr Unternehmen vor, das Recruiting in Social Media auszubauen, planen Sie dies ein.

Standardfunktionen von Bewerbermanagementsystemen

Die meisten Anbieter decken standardmäßig bestimmte Kernfunktionen ab, die ein Bewerbermanagementsystem erfüllen soll. Dazu zählen etwa die Verwaltung von Stellenausschreibungen und Bewerbungen, das Erstellen von Bewerberprofilen und Talent-Pools sowie Kommunikationsdienste zum Bewerbungsprozess. Damit dürften doch schon fast alle Anforderungen erfüllt sein, oder? Nun, schauen Sie lieber zwei Mal hin, was die Software wirklich kann und was nicht.

– Über welche Kanäle können Stellenausschreibungen veröffentlicht werden: Eigene Karrierewebsite, Online-Stellenbörse, Social Media, Printanzeige?
– Werden wirklich alle Bewerbungen vom System erfasst: Online-Formulare, Bewerbungen per Mail, Bewerbungen per Post (Scannerschnittstelle)?
– Wie können Bewerber selektiert, sortiert und verglichen werden: Matching- und Suchfunktion, Prescreening nach persönlichen Kriterien, Ranking nach A-/B-/C-Kandidaten?
– Welche internen/externen Kommunikationsmöglichkeiten gibt es: Statusupdates, Kommentar- und Bewertungsfunktionen, Interviewplanung für Mitarbeiter? Eingangsbestätigungen, Zwischenbescheide, Absagen für Bewerber?

Zusatzfunktionen von Bewerbermanagementsystemen

Sie wollen Online-Assessments externer Dienstleister integrieren oder Kennzahlen zu ihrem Recruitingprozess erheben? Kein Problem – viele Anbieter haben passende Werkzeuge für weitere Wünsche an Bord. Wie fit sind Sie beispielsweise mit dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (kurz: AGG)? Vor allem Unternehmen, die über keine eigene Rechtsabteilung verfügen, sollten hier aufpassen. Aus diesem Grund haben wir in unserer Bewerbermanagement Software AGG-konformen Kommunikationsvorlagen für Sie hinterlegt. So sind Sie immer auf der sicheren Seite.

Umgekehrt sollten Sie sich jedoch auch fragen, ob Sie gewisse Extras wirklich brauchen. Ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollenmanagement zur Softwarenutzung ist sicher für größere HR-Abteilungen sinnvoll, für kleine Firmen bedeutet dies aber vor allem eins: mehr Arbeitsaufwand. Oder: Brauchen Sie mehrsprachige Bewerbungsformulare? Wenn Sie sich vorher bewusst gegen fremdsprachige Stellenanzeigen entschieden haben, könnte dies sogar eher kontraproduktiv sein.

Nutzerfreundlichkeit von Bewerbermanagementsystemen

Neben aller Funktionalität sollte das oberste Ziel sein, dass das Recruiting für Sie mit der Software einfacher wird. Ein Knock-Out-Kriterium ist daher die Usability. Das betrifft den internen, aber vor allem den externen Gebrauch. Ihren Mitarbeitern können Sie zur Not mit Workshops auf die Sprünge helfen, bei Ihren Bewerbern geht das nicht. Funktioniert der Upload vom Lebenslauf auch beim dritten Mal nicht, wird Ihr Kandidat frustriert aufgeben.

Oft wird gerade der Aspekt der Usability vergessen. Kein Wunder, dass Online-Bewerbungen bei Bewerbern – im Gegensatz zur Recruitern – nicht gerade hoch im Kurs stehen: Laut Befragungen findet ein Drittel der Kandidaten das langwierige Ausfüllen von Online-Bewerbungsformularen lästig, etwa jeder Fünfte bewirbt sich sogar deswegen erst gar nicht. Also: Machen Sie es besser als ihre Wettbewerber und bieten Sie eine Lösung mit intuitiver, ansprechender Bedienung und einfachen Bewerbungsmöglichkeiten.

Technische Anforderungen an Bewerbermanagementsysteme

Last but not least spielen auch technische Aspekte eine Rolle. Wie wird die Bewerbermanagement Software installiert – als lokale Anwendung oder als webbasierte Software as a Service (SaaS)? Eine SaaS-Lösung, wie wir sie anbieten, hat den Vorteil, dass Sie direkt loslegen können und von überall Zugriff haben auf Ihre Recruitingvorgänge – ganz ohne Implementierungs- und Wartungsaufwand.

Wie sieht es mit Updates aus? Wenn Sie sich ein Bewerbermanagementsystem anschaffen, das auf alle Anforderungen Ihres Geschäfts eingestellt und angepasst ist, ist das eine Sache. Doch der technische Fortschritt macht natürlich nicht Halt. Gerade die Bereiche Social und Mobile Recruiting sind noch lange nicht ausgeschöpft. Wenn Sie den Anschluss im War for Talents nicht verpassen wollen, sollten Sie auch für Neuerungen gerüstet sein.

Nicht zu vergessen ist auch das Thema Datenschutz: Bei Bewerberdokumenten handelt es sich um sensible Daten, die nicht in die falschen Hände geraten sollen. Auch wenn Sie eine SaaS-Lösung einsetzen, bei der die Daten Ihrer Bewerber auf den Servern des Softwareanbieters gespeichert werden, sind Sie für deren Schutz verantwortlich. Informieren Sie sich also über die Sicherheitsstandards und entsprechende Zertifizierungen. Tipp: Werfen Sie auch einen Blick auf die Referenzen des Anbieters. Sind darunter Unternehmen, die Ihrem ähneln bzw. ähnliche Anforderungen stellen, ist dies bereits ein gutes Zeichen.

Foto: Flickr/Scott McLeod

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