Mitarbeiterbefragungen durchführen – ein Leitfaden

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Unzähliger Studien sei Dank, ist es kein Geheimnis mehr, dass der Erfolg eines Unternehmens maßgeblich von der Motivation seiner Mitarbeiter abhängt. Diese wiederum ist sowohl Voraussetzung als auch Ergebnis einer guten Unternehmenskultur und eng verknüpft mit der Zufriedenheit der Mitarbeiter. Um die Mitarbeiterzufriedenheit zu erfassen und gegebenenfalls den Weg für Veränderungen und Verbesserungen zu ebnen, sind Mitarbeiterbefragungen das Werkzeug erster Wahl. Wir geben Ihnen Tipps für die optimale Durchführung einer Mitarbeiterbefragung zur Optimierung Ihres Unternehmens.

Was bringen Mitarbeiterbefragungen?

Die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung bietet viele Vorteile. So erhält die Geschäftsführung nicht nur einen Eindruck über die Zufriedenheit der Angestellten. Bei regelmäßiger Durchführung zeichnen sich auch schnell Missstände bei den Unternehmensabläufen ab. Nicht zuletzt können Mitarbeiterbefragungen schon allein durch das Einholen des Mitarbeiterfeedbacks zu einer Erhöhung der Loyalität gegenüber dem Unternehmen führen. Wer arbeitet nicht lieber für ein Unternehmen, bei dem man das Gefühl hat, die eigene Meinung sei wichtig und man könne es selbst mitgestalten und verbessern?
So kann bereits die Durchführung einer Mitarbeiterbefragung motivationssteigernd wirken – was Sie jedoch nicht davon abhalten sollte, Konsequenzen aus der Befragung zu ziehen.

Optimieren bedeutet kritikfähig sein

Vor dem Beginn einer Mitarbeiterbefragung gilt es zunächst, die optimalen Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Durchführung zu schaffen. Basis jeder Befragung ist ein professionelles und vertrauensvolles Umfeld. Die erhobenen Daten und Ergebnisse dienen ausschließlich der professionellen Einschätzung der Unternehmensstruktur und der Verbesserung der Unternehmensabläufe und keiner persönlichen Bewertung des Gegenübers. Kritikfähigkeit ist hier das A und O. Die Geschäftsführung muss bereit sein, ohne Einfluss der persönlichen Gefühle die Ergebnisse anzunehmen, ganz gleich ob diese positiv oder negativ ausfallen. Konkret bedeutet das: Wer die Wahrnehmungen und Probleme seiner Mitarbeiter nicht ernst nimmt, braucht auch keine Mitarbeiterbefragung durchzuführen. Damit die Befragung auch ihren Sinn erfüllt, sollten Sie zudem bereit sein, entdeckte Fehler zu beseitigen und Veränderungen offen gegenüberstehen.

Transparenz bildet Vertrauen

Eine Mitarbeiterbefragung kann nur freiwillig erfolgen. Weder die geschlossene Arbeitsvereinbarung noch Nebenvereinbarungen können die Teilnahme an einer Mitarbeiterbefragung erwirken. Zwang – selbst vertraglich festgelegter – würde das Persönlichkeitsrecht Ihrer Mitarbeiter antasten und wäre somit unwirksam. Ganz zu schweigen davon, dass die Antworten wahrscheinlich nicht wahrheitsgemäß ausfielen und somit nutzlos wären. Doch wie erreichen Sie eine hohe freiwillige Teilnahmebereitschaft?

Transparenz ist das Zauberwort. Legen Sie die Gründe und Zielsetzung der Befragung offen dar. Lassen sie ihre Mitarbeiter an dem Prozess teilhaben und sich in die Karten schauen.
Ehrliche Antworten kann man von den Mitarbeitern auch nur erwarten, wenn die Gewissheit besteht, dass mit den sensiblen Daten vertrauensvoll umgegangen wird. Ein Mitarbeiter, der persönliche Nachteile zu befürchten hat, wird keine ehrliche Kritik äußern. Am meisten Sinn macht daher eine anonyme Befragung. Bei der Planung der Umfrage und der Erstellung der Fragebögen empfiehlt sich zur Wahrung des Datenschutzes die Unterstützung durch einen externen, objektiven Berater.

Durchführung – Koordiniert zum Ziel

Planen Sie für optimale Ergebnisse ausreichend Zeit zur Vorbereitung der Befragung ein. Für eine strukturierte Planung der Mitarbeiterbefragung ist es empfehlenswert folgende Punkte der Reihe nach sorgfältig auszuführen:

  1. Projektgruppe formieren: Betriebsinterne Veränderungen und Belange betreffen alle Beteiligten. Vertreter des Betriebsrats und der Fach- und Führungskräfteebene sollten nicht ausgeschlossen werden. Ihre Einbeziehung in den Analyseprozess schafft Vertrauen und erleichtert die Kommunikation mit der Belegschaft.
  2. Ziele: Legen sie Ziele fest, die der Unternehmenskultur hilfreich sind. Die Anforderungen sollten nie zu hoch gesteckt sein. Eine Umsetzung möglicher Optimierungsmaßnahmen auf Basis der Mitarbeiterbefragung könnte dadurch erschwert werden.
  3. Konzeption: Das Konzept der Mitarbeiterbefragung enthält die Rahmenbedingungen, den Zeitraum und die Art der Befragung.
  4. Fragebogen: Innerhalb der Projektgruppe wird anhand der Zielsetzung Inhalt und Umfang des Fragebogens besprochen und festgelegt.
  5. Informationen der Mitarbeiter: Die Angestellten sollten umfangreich über Ziele und Datenumgang der Mitarbeiterbefragung informiert werden. Das sorgt für eine hohe Teilnahmebereitschaft. Die Aufforderung zur Teilnahme erfolgt am effektivsten über mehrere Informationswege (mündlich, per E-Mail, Aushang, etc.).
  6. Durchführung: Die Durchführung der anonymen Umfrage unter Beachtung der Datenschutzrichtlinien.
  7. Evaluation: Die Auswertung der Ergebnisse erfolgt nach vorher festgelegten Kriterien. Es empfiehlt sich einen objektiven, externen Berater zu beauftragen, um die Anonymität zu sichern.
  8. Bekanntgabe der Ergebnisse: Die Geschäftsleitung und die Belegschaft über die Ergebnisse informieren.
  9. Maßnahmen: Aus den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung Lösungsansätze und Optimierungen entwickeln.

Foto: flickr/Tsahi Levent-Levi

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