5 Tipps für strategische Personalplanung

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Viele Unternehmen suchen nur nach neuen Mitarbeitern, wenn gerade eine Vakanz offen ist. Dieses Recruiting-Modell ist anachronistisch und reaktiv: Ist die Position im Unternehmen offen, so besteht offensichtlich bereits ein konkreter Bedarf – die Nichtbesetzung der Stelle hat somit einen negativen Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

Die Herausforderung ist klar: Die statistische Wahrscheinlichkeit, dass sich ein Kandidat mit exakt dem richtigen Fähigkeitsprofil zum richtigen Zeitpunkt auf die richtige Stelle bewirbt, ist extrem gering. Statt also darauf zu warten, dass sich die eierlegende Wollmilchsau im Foyer niederlässt, muss konstant, pro-aktiv und vorausschauend rekrutiert werden. Eine strategische Personalplanung muss her.

Strategische Personalplanung = Always Be Hiring!

Für gute Mitarbeiter findet man immer eine geeignete Position. Zur Not schafft man sie neu.

Ausgehend von der Philosophie, dass die Mitarbeiter der wichtigste Faktor für den Unternehmenserfolg sind, sollten Unternehmen immer auf der Suche nach Talenten und geeigneten Mitarbeitern sein. Nur so kann sichergestellt werden, dass großartige Kandidaten nicht durchs Raster fallen und zum kritischen Zeitpunkt die richtigen Fähigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen sind.

Mit diesen Maßnahmen können Sie eine strategische Personalplanung umsetzen, die wiederum einen vorausschauenden und pro-aktiven Recruiting-Prozess ermöglicht:

1) Wissensmanagement

Erst wenn Sie wissen, welche Fähigkeiten und Kompetenzen im Unternehmen bereits vorhanden sind, kann begründet eingeschätzt werden, welche Fähigkeiten noch fehlen – der wichtigste Punkt der Personalplanung. Es ist also nötig, detailliert zu erfassen, in welchen Fachbereichen welche Kompetenzen abgedeckt sind – zu diesem Zweck sollte ein Kompetenzprofil aller Mitarbeiter erstellt werden. Kleiner Tipp: Stellen Sie dieses unbedingt den jeweiligen Fachabteilungsleitern zur Verfügung – man erlebt durchaus noch die ein oder andere Überraschung („Wie, du kannst mit Programm XY umgehen? Wie praktisch!“).

2) Evaluation der benötigten Fähigkeiten

Nachdem Sie den IST-Zustand kennen gelernt haben, muss der SOLL-Zustand definiert werden. Beantworten Sie die Frage, welche Geschäftsziele erreicht werden sollen und welche Kompetenzen im Unternehmen dafür benötigt werden – Roadmaps zur Produktentwicklung und Evaluationen des aktuellen Arbeitsaufkommens sowie der Teamauslastung sind in diesem Zusammenhang sehr hilfreich.

3) Strategische Maßnahmenplanung

Im nächsten Schritt werden die zu erfassenden Maßnahmen identifiziert und geplant. Dies umfasst zum einen das Erstellen der gesuchten Anforderungsprofile (basierend auf den benötigten Kompetenzen) und zum anderen das Implementieren einer geeigneten Recruiting-Strategie. Diese sollte nicht auf Stellenanzeigen basieren, da keine spezifischen Stellenprofile vorliegen, sondern auf Active Sourcing, Social Media Recruiting und Mitarbeiter-werben-Mitarbeiter setzen. Ebenso wichtig ist es, auf der Karriereseite (96 % der Bewerbungen kommen direkt über die Karriereseite) deutlich zu machen, dass man unabhängig von den aktuell ausgeschriebenen Stellenanzeigen immer Interesse daran hat, in Kontakt mit interessierten Kandidaten zu treten. Hierzu sollte ein entsprechender Absatz formuliert werden oder – noch einfacher – z. B. ein „In Kontakt bleiben“-Button (wie ihn z. B. softgarden zur Verfügung stellt) implementiert werden, über den Talente schnell ihr Interesse bekunden können.

4) Talent Management

Sind Sie über verschiedene Maßnahmen in Kontakt mit vielversprechenden Kandidaten getreten, ist es Zeit für das Anlegen eines Talent Pools, in den Sie sowohl abgelehnte, aber vielversprechende Bewerber als auch interessante Kandidaten aufnehmen. Nicht zu vernachlässigen ist die Implementierung einer geeigneten Kommunikationsstrategie (Talent Relationship Management), um die Kandidaten an das Unternehmen zu binden und ihr Interesse zu wahren bzw. zu steigern. Regelmäßige Newsletter, Unternehmens-Updates u. ä. helfen dabei, mit spannenden Talenten im Gespräch zu bleiben. Der Talent Pool ist von nun an ihr wichtigstes Tool, um Touchpoints mit Kandidaten zu managen, und eine Datenbank, die den Active-Sourcing-Prozess vereinfachen kann.

5) Mehr Mut zu strategischer Personalplanung

Human-Resources-Abteilungen, die eine strategische Personalplanung umsetzen, sind langfristig erfolgreicher im Recruiting der besten Talente und liefern einen echten Wertbeitrag im Unternehmen. Die Umsetzung der dafür geforderten Maßnahmen erfordert jedoch einen hohen Zeitaufwand und verursacht Kosten. Aus diesem Grund muss der Nutzen vorausschauender Personalstrategien unbedingt überzeugend in der Geschäftsführung verargumentiert werden. Eigentlich können wir bei strategischer Personalplanung nicht länger von Innovation sprechen, da der Nutzen seit Jahrzehnten wohlbekannt ist – dennoch gehört Mut und Risikobereitschaft dazu, im eigenen Unternehmen den entscheidenden Schritt zu gehen.

Zukunftsorientierte Unternehmen wissen: Das WER ist wichtiger als das WAS. Eine strategische Personalplanung ist der Schlüssel zum Recruiting-Erfolg und hilft dabei, die Bindung neuer Mitarbeiter ans Unternehmen zu stärken.

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